직원이 영수증을 이메일로 보내 경비를 올리게 하기

경비 설정의 「경비」 묶음에서는 수신 이메일을 정합니다. 켜 두면 직원이 영수증을 첨부한 메일을 경비 전용 주소로 보내는 것만으로 경비가 한 건 만들어집니다. 같은 묶음의 다른 칸은 이 배포판에서 쓰지 않으므로 이 쪽에서 다루지 않습니다. 칸을 바꾼 뒤에는 위쪽 저장을 눌러야 적용됩니다.

수신 이메일

경비 전용 메일 주소를 열어 둘지 정합니다. 처음부터 켜져 있고, 주소 앞부분(별칭)은 「expense」입니다.

칸 아래에 보이는 것은 회사에 별칭 도메인이 정해져 있는지에 따라 다릅니다.

• 별칭 도메인이 있으면 별칭 칸과 「@」 뒤의 도메인이 보입니다. 별칭을 「receipt」처럼 바꾸면 주소가 「receipt@회사 도메인」이 됩니다.
• 별칭 도메인이 없으면 별칭 도메인 설정 링크만 보입니다. 경비용 메일 주소가 아직 완성되지 않은 상태이므로 링크를 눌러 일반 설정에서 도메인을 먼저 정합니다. 정하는 법은 답장 받을 메일 도메인 정하고 스팸함 피하기에 있습니다.

이 설정이 영향을 주는 곳

메일 제목으로 채워지는 칸

메일 제목이 경비의 설명이 됩니다. 제목에서 두 가지를 읽어 칸을 채웁니다.

• 품목: 제목의 첫 단어가 경비 품목의 내부 참조와 같으면 그 품목이 들어갑니다. 대소문자는 가리지 않습니다. 품목 이름으로는 찾지 않습니다. 품목을 찾으면 그 품목의 매입 세금과 비용 계정도 함께 들어갑니다. 처음 들어 있는 경비 품목의 내부 참조는 식대 「FOOD」, 선물 「GIFT」, 연락 「COMM」, 마일리지 「MIL」, 경비 「EXP_GEN」입니다.
• 금액: 제목에 있는 숫자가 총계에 들어갑니다. 숫자가 여럿이면 「₩」이나 「KRW」가 붙은 숫자를 먼저 씁니다. 「원」은 통화 표시로 읽지 않습니다. 통화는 회사 통화로 정해집니다.

예를 들어 제목을 「FOOD 거래처 점심 45000」으로 보내면 품목은 식대, 총계는 45,000원, 설명은 「거래처 점심」이 됩니다. 금액 숫자에 쉼표를 넣으면 소수점으로 읽히므로 「45,000」 대신 「45000」으로 적습니다. 「출장비 & 숙박비」 품목은 내부 참조 「TRANS & ACC」에 띄어쓰기가 있어 제목으로 고를 수 없으니, 메일로 보낸 뒤 화면에서 품목을 고릅니다.

위피스에서 처음 들어 있는 값

위피스에서는 이렇게 고릅니다

• 직원이 외근이나 출장 중에 휴대폰으로 영수증을 찍어 바로 보내는 회사라면 켠 채로 두고, 별칭 도메인을 정해 주소를 직원에게 알립니다.
• 경비를 화면에서만 올리게 하려면 끕니다.
• 별칭은 처음 값 「expense」를 그대로 써도 됩니다. 회사 메일에 이미 같은 이름의 주소가 있으면 겹치지 않는 이름으로 바꿉니다.

설정 순서

1. 수신 이메일을 켭니다.
2. 별칭 칸이 보이면 원하는 이름을 적습니다. 별칭 도메인 설정 링크가 보이면 링크를 따라 도메인부터 정하고 돌아옵니다.
3. 저장을 누릅니다.
4. 직원의 업무용 이메일이 실제로 메일을 보낼 주소와 같은지 임직원 관리에서 확인합니다.

알아 둘 점

• 수신 이메일을 끄고 저장하면 별칭 이름이 지워집니다. 다시 켤 때는 별칭을 새로 적고 저장해야 주소가 살아납니다.
• 메일로 만든 경비는 초안입니다. 직원이 열어 품목, 총계, Reimbursement를 확인한 뒤 제출합니다. 순서는 경비를 기록하고 영수증 붙이기에 있습니다.
• 영수증 사진에서 금액을 읽어 주지는 않습니다. 금액은 제목에 적은 숫자만 씁니다.