청구서 발행 설정 중 「매입 청구서」 묶음 살펴보기

「매입 청구서」 묶음에는 청구서 자동 승인 칸 하나가 있습니다. 공급업체가 보낸 청구서 파일을 올려 매입 청구서를 만들 때, 믿을 만한 공급업체의 청구서는 사람이 확인하지 않고 바로 승인하게 하는 칸입니다. 칸을 바꾼 뒤에는 위쪽 저장을 눌러야 적용됩니다.

청구서 자동 승인

위피스에서는 처음부터 켜져 있습니다. 켜져 있어도 공급업체마다 따로 허락하기 전에는 아무 청구서도 저절로 승인되지 않습니다.

공급업체마다 정하는 값은 거래처 화면 청구서 발행 탭의 청구서 자동 게시 칸에 있고, 세 가지입니다.

이 칸은 전체 회계 관리 기능 표시 권한이 있는 사용자에게만 보입니다. 권한 주는 화면은 직원마다 앱 권한 정하기에 있습니다.

어떤 청구서에 작동하나

자동 승인은 줄이 파일에서 읽혀 채워진 매입 청구서에만 작동합니다. 매입 청구서 목록의 업로드로 공급업체의 전자 청구서 파일(UBL, CII 형식)을 올리면 거래처와 줄이 채워집니다. 손으로 입력한 매입 청구서나, 줄을 읽어 내지 못한 PDF·사진 파일은 해당하지 않습니다. 한국 국세청 전자세금계산서 파일을 읽는 기능은 들어 있지 않으므로, 국내 거래처의 매입은 대부분 이 칸과 상관없이 직접 확인하고 승인합니다.

자동 승인을 묻는 때

청구서 자동 게시가 「변경 없이 3번의 검증 후 질문하기」인 공급업체라면, 파일로 만든 매입 청구서를 승인할 때 아래 조건을 봅니다.

• 이 청구서를 포함해 그 공급업체의 최근 매입 청구서가 3건 이상 연달아 고친 데 없이 승인되었습니다.
• 중간에 사람이 고친 청구서가 있으면 그보다 앞의 청구서는 세지 않습니다. 지금 승인하는 청구서를 고쳤다면 묻지 않습니다.

조건이 맞으면 매입 청구서 자동 게시 창이 열리고 세 단추 가운데 하나를 고릅니다.

• 자동 검증 활성화: 이 공급업체의 청구서 자동 게시가 「항상」으로 바뀝니다.
• 나중에 질문하기: 그대로 두고 다음에 다시 묻습니다.
• 이 공급업체의 경우 절대로: 「하지 않음」으로 바뀝니다.

알아 둘 점

• 「항상」인 공급업체라도 금액이 평소와 크게 달라 경고가 붙은 청구서는 자동으로 승인하지 않습니다.
• 같은 공급업체의 비슷한 청구서가 이미 있어 중복이 의심되면 승인하지 않고, 청구서 기록에 자동 승인을 멈춘 까닭을 남깁니다.
• 이 칸을 끄면 「항상」으로 정해 둔 공급업체도 자동 승인이 멈추고, 자동 승인을 묻는 창도 나오지 않습니다. 공급업체마다 정해 둔 값은 그대로 남습니다.
• 매입 청구서 입력과 승인 순서는 공급업체에게 받은 청구서 입력하고 승인하기를 봅니다.