고객 물건의 수리를 접수하고 처리하기

고객이 고장 난 물건을 맡기면 수리 요청서를 만들어 접수합니다. 수리 요청서 한 장에 고칠 물건, 쓸 부품, 수리 작업(공임)을 적고, 수리가 끝나면 부품 재고를 빼고 고객에게 청구합니다. 이 쪽은 접수부터 청구, 물건을 돌려보내는 일까지 순서대로 다룹니다.

시작하기 전에

• 수리 앱이 설치되어 있어야 합니다. 수리 앱을 설치하면 판매 앱과 재고 앱도 함께 설치됩니다.
• 수리 메뉴는 「재고 / 사용자」 권한이 있는 사람에게 보입니다. 보고, 설정 메뉴는 「재고 / 관리자」만 봅니다.
• 부품으로 쓸 물건은 품목 유형이 「상품」인 품목으로, 수리 공임이나 점검비는 「서비스」 품목으로 미리 등록해 둡니다. 판매 가격을 적어 두면 견적과 청구서에 그 값이 들어갑니다. 품목 유형은 품목 유형을 고르고 재고 추적 켜기에 있습니다.
• 부품 재고를 수량으로 관리하려면 부품 품목의 「재고 추적」을 켜 둡니다.
• 일련번호로 관리하는 제품을 수리한다면 재고 설정에서 로트·일련번호 기능을 켜 둡니다. 일련번호를 붙여 한 개씩 추적하기

수리 요청서 만들기

1. 수리 → 주문에서 신규를 누릅니다.
2. 왼쪽 칸을 채웁니다.
   • 고객: 수리를 맡긴 고객입니다. 견적이나 청구서를 만들려면 꼭 있어야 합니다.
   • 수리해야 할 품목: 고객이 맡긴 물건입니다. 품목 유형이 「상품」인 품목만 고를 수 있습니다.
   • LOT/일련번호: 일련번호나 로트로 추적하는 품목일 때만 보입니다. 번호가 없으면 오른쪽 단추로 새 번호를 만듭니다. 수리를 끝낼 때 이 칸이 비어 있으면 끝나지 않습니다.
   • 보증 적용 중: 보증 기간 안이라 돈을 받지 않는 수리면 체크합니다. 아래 「고객에게 청구하기」에서 다룹니다.
3. 오른쪽 칸을 확인합니다.
   • 예정일: 수리를 시작할 날입니다. 처음에는 지금 시각이 들어 있습니다.
   • 담당자: 수리를 맡은 직원입니다. 처음에는 요청서를 만든 사람입니다.
   • 태그: 「보증」, 「출장」처럼 묶어 볼 이름을 붙입니다.
4. 위쪽의 저장 아이콘을 누르면 WH/RO/00001 같은 수리 번호가 붙습니다.

제목 옆의 별을 누르면 「긴급」으로 표시되고, 목록에서 위로 올라옵니다.

부품 탭

수리에 들어가는 부품, 떼어 내는 부품을 줄마다 적습니다.

1. 부품 탭에서 항목 추가를 누르고 부품 품목을 고릅니다. 여러 부품을 한꺼번에 고를 때는 카탈로그가 빠릅니다.
2. 유형을 고릅니다.
   • 추가: 창고의 부품을 꺼내 수리에 씁니다. 수리를 끝내면 재고에서 빠지고, 견적과 청구서에 올라갑니다.
   • 제거: 고객 물건에서 떼어 내 버리는 부품입니다. 수리를 끝내면 「Inventory adjustment」(재고 손실 위치)로 옮겨집니다.
   • 재활용: 떼어 낸 부품을 창고(WH/재고)에 넣어 다시 씁니다.
3. 수요에 쓸 수량을 적습니다. 수량은 실제로 쓴 수량으로, 수리를 확인하면 잡아 둔 재고만큼 저절로 채워집니다. 실제로 쓴 수량이 다르면 손으로 고칩니다.

품목 칸 옆의 그래프 아이콘은 부품 재고가 충분한지 보여 줍니다.

Services 탭

수리 공임, 점검비 같은 서비스 품목을 적습니다. 탭 이름과 칸 이름이 영어로 나옵니다.

1. Services 탭에서 항목 추가를 누르고 서비스 품목을 고릅니다. 품목 유형이 「서비스」인 품목만 나옵니다.
2. 수량을 적습니다. 공임을 시간으로 받는다면 시간 수를 적습니다.

수리 메모 탭

고객이 말한 증상, 맡길 때 물건의 상태, 보증에서 빠지는 흠집처럼 기록해 둘 내용을 적습니다. 칸 이름은 「내부 메모」지만, 수리 요청서를 PDF로 인쇄하면 이 내용도 함께 찍힙니다. 고객에게 보이면 안 되는 내용은 아래쪽 기록(채터)의 메모로 남깁니다.

다른 문서에서 수리 요청서 만들기

반품받은 물건으로 만들기

고객이 택배로 보낸 물건을 반품 입고로 먼저 받았다면 그 입고 문서에서 수리 요청서를 만듭니다. 반품 입고는 고객이 반품한 물건 받고 환불하기에 있습니다.

1. 반품 입고 문서를 엽니다.
2. 위쪽의 톱니바퀴 아이콘(작업)에서 수리 요청 생성을 누릅니다.
3. 새 수리 요청서가 열립니다. 고객과 전송(이 입고 문서)이 채워져 있고, 수리해야 할 품목은 그 입고 문서에 있는 품목 가운데에서만 고를 수 있습니다. 일련번호가 하나뿐이면 그 번호도 들어옵니다.
4. 나머지는 위 「수리 요청서 만들기」처럼 채우고 저장합니다.

저장하면 입고 문서 위쪽에 수리 요청서 스마트 버튼이 생겨 서로 오갈 수 있습니다.

판매 주문으로 접수하기

「수리 접수」 같은 서비스 품목을 팔 때 주문을 확정하면 수리 요청서가 저절로 만들어지게 할 수 있습니다.

1. 그 서비스 품목을 열고 일반 정보 탭의 주문 시 생성에서 수리 요청을 고릅니다. 품목 유형이 「서비스」이고 「판매」에 체크된 품목에서만 이 칸이 보입니다.
2. 이 품목을 넣은 판매 주문을 확정합니다.
3. 판매 주문 줄마다 수리 요청서가 하나씩, 「확인됨」 상태로 만들어집니다. 판매 주문 위쪽의 수리 스마트 버튼으로 엽니다.
4. 수리 요청서에서 수리해야 할 품목과 부품을 채웁니다. 판매 주문 줄의 설명은 수리 요청 칸에 보입니다.

이렇게 만든 수리 요청서에 추가 유형 부품이나 서비스를 넣으면, 그 줄이 같은 판매 주문에 저절로 더해집니다.

수리 진행하기

1. 부품과 서비스를 다 적었으면 위쪽의 수리 확인을 누릅니다. 상태가 「확인됨」으로 바뀌고, 창고에 있는 만큼 추가 부품의 재고가 이 수리에 잡힙니다.
2. 오른쪽에 부품 상태가 나타납니다.
   • 사용 가능(초록): 부품이 다 있습니다.
   • 사용불가(빨강): 모자란 부품이 있습니다.
   • 예상 날짜: 들어올 예정인 부품이 있습니다. 그 날짜가 예정일보다 늦으면 빨간색입니다.
3. 부품이 나중에 들어왔다면 위쪽의 Reserve를 눌러 재고를 다시 잡습니다(화면에 영어로 나옵니다).
4. 수리를 마치면 수리 완료를 누릅니다. 상태가 「Done」(완료)으로 바뀝니다.
   • 추가 부품은 재고에서 빠지고, 제거·재활용 부품은 정해진 위치로 옮겨집니다.
   • 위쪽에 품목 이동 현황 스마트 버튼이 생겨 이 수리로 움직인 재고를 볼 수 있습니다.

쓴 수량이 수요와 다를 때

수리 완료를 누를 때 어느 부품이든 수량이 수요와 다르면 「Consumption Warning」 창이 뜹니다. 창 안의 글과 단추는 영어로 나옵니다. 부품마다 계획한 수량(To Consume)과 실제로 쓴 수량(Consumed)이 나란히 보입니다.

• Confirm: 지금 적힌 실제 수량대로 끝냅니다.
• Set Quantities & Validate: 실제 수량을 모두 계획 수량으로 바꾼 뒤 끝냅니다.
• Discard: 창만 닫고 수리를 끝내지 않습니다. 부품 탭에서 수량을 고친 뒤 다시 누릅니다.

고객에게 청구하기

청구하는 길은 둘입니다. 수리 전에 견적을 내고 판매 주문으로 받거나, 수리가 끝난 뒤 바로 청구서를 만듭니다. 한 수리 요청서에서는 둘 중 하나만 씁니다.

견적을 먼저 낼 때

1. 수리 요청서 위쪽의 견적을 누릅니다. 고객이 비어 있으면 만들어지지 않습니다.
2. 새 견적서가 열립니다. 추가 유형 부품과 서비스가 주문 줄로 들어가 있습니다. 제거, 재활용 부품은 들어가지 않습니다.
3. 견적서를 고객에게 보내고, 승낙을 받으면 확정합니다. 순서는 견적서를 만들어 고객에게 보내기와 같습니다. 부품은 수리 요청서에서 재고가 빠지므로 판매 주문을 확정해도 부품 출고 문서는 따로 생기지 않습니다.
4. 수리를 마치면 판매 주문의 배송완료 수량이 부품은 실제로 쓴 수량, 서비스는 주문 수량으로 채워집니다. 판매 주문에서 청구서 발행을 눌러 청구합니다.

견적을 만든 뒤에 수리 요청서의 부품이나 서비스를 바꾸면 판매 주문 줄도 함께 바뀝니다. 수리 요청서와 판매 주문은 서로의 스마트 버튼으로 오갑니다.

수리가 끝난 뒤 바로 청구할 때

1. 수리 요청서가 「Done」 상태이고 견적을 만들지 않았다면 위쪽에 청구서 단추가 보입니다. 누릅니다.
2. 청구서 초안이 열립니다. 추가 부품은 실제로 쓴 수량, 서비스는 적은 수량으로 들어가 있습니다. 단가는 품목의 판매 가격이고, 세금도 품목에서 들어옵니다.
3. 증빙 유형은 고객 연락처에 정해 둔 값이 들어옵니다. 내용을 확인하고 승인합니다.

청구서를 승인한 뒤에도 제거·재활용 부품 줄이나 취소된 부품 줄이 있으면 청구서 단추가 다시 보입니다. 이때 누르면 줄이 없는 청구서 초안이 하나 더 생기므로 누르지 않습니다. 잘못 만들었다면 그 초안을 지웁니다.

보증 수리

보증 적용 중을 체크하면 이 수리에서 만드는 견적·판매 주문·청구서 초안의 부품과 서비스 단가가 모두 0이 됩니다. 이미 견적이나 청구서 초안을 만든 뒤에 체크해도 그 줄의 단가가 0으로 바뀌고, 체크를 풀면 품목 가격으로 돌아갑니다. 승인한 청구서는 바뀌지 않습니다.

고친 물건 돌려보내기

반품 입고로 받은 물건이라면 그 입고 문서에서 다시 내보냅니다.

1. 수리 요청서와 연결된 반품 입고 문서를 엽니다. 판매 주문의 배송 스마트 버튼에서 찾아도 됩니다.
2. 위쪽의 교환을 누릅니다. 돌려받은 품목을 고객에게 보내는 출고 문서가 만들어져 열립니다.
3. 수량을 확인하고, 물건을 내보낼 때 확인을 누릅니다.

고객이 매장에 직접 맡기고 직접 찾아간 물건이라 입고 기록이 없다면 이 단계는 없습니다.

취소하고 되돌리기

• 「Done」이 되기 전에는 위쪽의 취소로 수리를 취소합니다. 잡아 둔 부품 재고가 풀리고, 견적(판매 주문)에 들어간 부품 줄의 수량이 0이 됩니다. 서비스 줄은 그대로 남으므로 판매 주문에서 직접 정리합니다.
• 취소한 수리 요청서는 미결로 설정을 누르면 「신규」 상태로 돌아갑니다.
• 「Done」이 된 수리는 취소할 수 없습니다.

알아 둘 점

• 수리를 끝낼 때 수량이 0인 부품 줄은 취소됩니다. 부품을 잡아 두지 못한 채로 「Consumption Warning」 창에서 Confirm을 누르면 그 부품은 재고에서 빠지지 않고, 견적이나 판매 주문에서도 수량이 0이 됩니다. 실제로 부품을 썼다면 수량을 적은 뒤 끝냅니다.
• 수리해야 할 품목의 수량 칸은 개발자 모드에서만 보입니다. 처음에는 1이고, 반품 입고에서 만들면 반품 수량이 들어옵니다.
• 판매 주문으로 접수한 수리는 그 판매 주문 줄의 수량을 0으로 바꾸거나 판매 주문을 취소하면 함께 취소됩니다. 이미 「Done」인 수리는 그대로 남습니다.
• 판매 주문으로 만든 수리 요청서에는 견적, 청구서 단추가 나오지 않습니다. 청구는 그 판매 주문에서 합니다.
• 부품 품목에 「주문 보충 (MTO)」 경로를 붙여 두면 수리 확인 때 그 부품의 구매나 제조가 함께 시작되고, 수리 요청서 위쪽에 구매 주문 또는 제조 관리 스마트 버튼이 생깁니다. 주문이 들어올 때마다 그만큼 사거나 만들기 (주문 보충)
• 위쪽의 인쇄 아이콘에서 수리 요청을 고르면 수리 요청서를 PDF로 받습니다. 고객, 수리할 품목, 담당자, 부품 목록과 수요 수량, 수리 메모가 찍히고 서비스 줄과 금액은 찍히지 않습니다.

이어서 볼 쪽

• 고객이 반품한 물건 받고 환불하기
• 견적서를 만들어 고객에게 보내기
• 일련번호를 붙여 한 개씩 추적하기