유지보수를 시작하기 전에 팀과 장비 카테고리 준비하기

유지보수 앱은 회사가 쓰는 기계, 공구, 컴퓨터 같은 장비를 등록해 두고 고장 수리와 정기 점검을 요청으로 관리합니다. 장비를 등록하고 요청을 받기 전에 누가 수리를 맡을지(유지보수 팀), 장비를 어떻게 나눌지(장비 카테고리)를 먼저 정해 두면 이후 입력이 줄어듭니다.

시작하기 전에

• 팀, 카테고리, 단계를 만들고 고치려면 유지보수 앱의 「장비 관리」 권한이 있어야 합니다. 설정 → 사용자 및 회사 → 사용자에서 그 사람을 열고 액세스 권한 탭의 「공급망」 아래 유지보수를 「장비 관리」로 바꾼 뒤 저장합니다. 자세한 것은 직원마다 앱 권한 정하기에 있습니다.
• 「장비 관리」 권한이 없는 내부 사용자도 장비를 볼 수 있고, 유지보수 요청을 만들 수 있습니다. 유지보수 → 설정 메뉴는 보이지 않습니다.
• 팀 구성원과 담당자로 고를 수 있는 사람은 로그인 사용자뿐입니다. 수리를 맡을 사람을 먼저 사용자로 초대해 둡니다.

처음 들어 있는 것

유지보수 팀 만들기

1. 유지보수 → 설정 → 유지보수 팀을 엽니다.
2. 신규를 누르면 목록 아래에 빈 줄이 생깁니다.
3. 팀명에 「설비팀」, 「전산 담당」처럼 이름을 적습니다.
4. 팀 구성원에서 이 팀에 속한 사람을 고릅니다.
5. 저장합니다.

팀을 장비에 지정해 두면 그 장비로 만드는 요청에 팀이 저절로 들어갑니다. 장비에 팀이 없으면 회사의 첫 번째 팀이 들어갑니다.

메일로 요청 받기

팀 목록은 줄에서 바로 고치는 화면이라 이메일 별칭 칸이 없습니다. 유지보수 → 현황판에서 팀 카드의 세로 점 세 개 메뉴를 열고 설정을 누르면 팀 양식이 열리고, 여기에 이메일 별칭 칸이 있습니다. 별칭(예 repair)을 정하면 그 주소로 온 메일이 이 팀의 새 유지보수 요청이 됩니다. 메일 제목이 요청 제목이 됩니다. 별칭이 동작하려면 회사의 메일 도메인과 받는 메일 설정이 먼저 되어 있어야 합니다. 들어온 메일이 알맞은 문서로 가게 하기

장비 카테고리 만들기

카테고리는 「생산 설비」, 「차량 장비」, 「컴퓨터」처럼 장비를 묶는 이름입니다.

1. 유지보수 → 설정 → 장비 카테고리에서 신규를 누릅니다.
2. 범주명을 적습니다.
3. 담당자를 고릅니다. 처음에는 카테고리를 만드는 사람이 들어 있습니다. 이 카테고리의 장비를 새로 등록할 때 장비의 기술자 칸에 이 담당자가 들어갑니다.
4. 필요하면 의견에 내부 참고 사항을 적고 저장합니다.

카테고리 양식 위쪽의 장비 단추는 이 카테고리에 속한 장비를, 유지보수 단추는 이 카테고리 장비의 요청을 모두 보여 줍니다.

요청 단계 바꾸기

요청 칸반의 열이 단계입니다. 처음 들어 있는 네 단계로 부족하거나 이름을 바꾸고 싶을 때만 손댑니다.

1. 개발자 모드를 켭니다.
2. 유지보수 → 설정 → 유지보수 단계를 엽니다.
3. 줄을 눌러 이름을 고치거나, 신규로 단계를 더합니다. 줄 왼쪽 손잡이를 끌어 순서를 바꿉니다.
4. 유지보수 팀을 비워 두면 모든 팀이 이 단계를 씁니다. 팀을 고르면 그 팀의 요청에만 이 단계가 나옵니다.
5. 유지보수 절차에서 접기를 체크하면 칸반에서 이 열이 접혀 보입니다.

알아 둘 점

• 단계는 요청이 어디까지 왔는지 보여 주는 칸일 뿐입니다. 요청을 끝내는 것은 요청 화면 오른쪽 위의 상태(「완료」)입니다. 「수리됨」 단계로 옮겨도 요청은 끝난 것으로 셈하지 않습니다. 자세한 것은 유지보수 요청을 만들고 끝까지 처리하기에 있습니다.
• 새 요청은 그 팀이 쓸 수 있는 단계 가운데 순서가 가장 앞선 단계에서 시작합니다. 맨 앞 단계를 바꾸면 이후 새 요청의 시작 단계도 바뀝니다.
• 장비나 요청이 하나라도 연결된 카테고리는 지울 수 없습니다.
• 팀은 지우는 대신 보관할 수 있습니다. 유지보수 → 설정 → 유지보수 팀 목록에서 팀을 체크하고 톱니바퀴 아이콘(작업)에서 보관을 누릅니다.

이어서 볼 쪽

• 장비를 등록하고 고장 기록 보기
• 유지보수 요청을 만들고 끝까지 처리하기
• 유지보수 일정을 캘린더에서 보고 잡기