견적 요청을 만들어 공급업체에 보내기

견적 요청은 공급업체에 「이 품목을 이만큼 살 테니 가격과 납기를 알려 달라」고 보내는 문서입니다. 공급업체가 받아들이면 같은 문서를 확정해서 구매 주문으로 바꿉니다. 이 쪽은 견적 요청 한 장을 만들어 보내고 확정하는 순서입니다.

시작하기 전에

사는 물건은 품목으로 등록하고 이름 아래 매입을 체크해 둡니다. 견적 요청 줄에는 매입이 체크된 품목만 고를 수 있습니다.
품목의 매입 탭에 공급업체와 단가를 넣어 두면 견적 요청에 단가와 입고 예정일이 저절로 들어갑니다. 공급업체 가격표를 넣고 엑셀로 한꺼번에 올리기
이메일로 보내려면 공급업체 연락처에 이메일 주소가 있어야 합니다.
공급업체 연락처의 판매 및 매입 탭 매입 묶음에서 결제 조건과 공급업체 통화를 정해 두면 견적 요청에 그대로 들어옵니다.

견적 요청 만들기

구매 → 주문 → 견적 요청에서 신규를 누릅니다.
공급업체에 이름을 쳐서 고릅니다. 이름, 사업자등록번호, 이메일로 찾을 수 있습니다.
필요한 칸을 확인합니다.
- 공급업체 참조 번호: 공급업체가 보내 준 견적서나 주문 번호. 나중에 물건과 청구서를 대조할 때 씁니다.
- 주문 마감일: 이 날까지 확정해야 하는 날. 처음에는 지금 시각이 들어 있습니다. 날짜가 지나면 빨간색으로 보이고, 옆의 새로고침 아이콘을 누르면 오늘 날짜로 다시 잡고 입고 예정일도 다시 계산합니다.
- 입고 예정일: 물건이 들어올 것으로 보는 날. 가격표의 리드타임으로 계산되고 직접 고칠 수 있습니다.
- 도착 확인: 켜 두면 입고 예정일 며칠 전에 공급업체에게 날짜를 확인하는 이메일이 자동으로 갑니다. 옆 아이콘을 누르면 같은 이메일을 내 주소로 먼저 받아 볼 수 있습니다.
품목 탭에서 품목 추가를 누르고 품목을 고릅니다. 수량을 적으면 단가와 세금이 채워집니다.
품목을 더 넣습니다. 여러 품목을 한꺼번에 고르려면 카탈로그를 씁니다. 줄을 묶으려면 섹션 추가, 설명만 넣으려면 메모 추가를 씁니다.
저장하면 P00001 같은 번호가 붙습니다.

단가는 이렇게 정해집니다. 그 공급업체의 가격표 줄 가운데 수량과 기간이 맞는 줄이 있으면 그 단가와 할인율이 들어갑니다. 그 공급업체의 가격표 줄이 아예 없으면 같은 공급업체에서 마지막으로 확정한 구매 주문의 단가를 씁니다. 둘 다 아니면 품목의 원가가 들어갑니다. 줄마다 단가를 직접 고쳐도 됩니다.

기타 정보 탭

묶음	칸
구매	구매 담당자(처음 값은 견적 요청을 만든 사람). 확정한 뒤에는 주문일이 함께 보입니다
청구	세금 매핑 규칙, 인코텀즈. 확정한 뒤에는 청구 상태가 보입니다
조회	원본. 재주문 규칙이나 판매 주문에서 만들어진 견적 요청이면 그 번호가 들어 있습니다

공급업체에 보내기

위쪽의 견적요청서 보내기를 누릅니다.
이메일 작성 창이 열립니다. 받는 사람에 공급업체가 들어 있고 견적요청서 PDF가 붙어 있습니다. 필요하면 본문을 고칩니다.
창 아래의 보내기를 누릅니다.

보내면 상태가 「견적 요청서 전송」으로 바뀝니다. 이메일이 아닌 방법으로 전달할 때는 인쇄로 PDF를 받아 보냅니다. 이때 상태는 「견적 요청」 그대로입니다.

확정하기

공급업체가 가격과 납기를 받아들이면 견적 요청을 열어 주문 확정을 누릅니다.

상태가 「구매 주문」으로 바뀌고 구매 → 주문 → 구매 주문 목록에 나옵니다. 주문 마감일 대신 기타 정보 탭에 확정한 시각이 든 주문일이 생깁니다.
재고 앱을 쓰면 입고가 함께 만들어지고 위쪽에 입고 단추가 생깁니다. 물건이 오면 여기서 입고를 처리합니다.
재고 앱 없이 구매만 쓰면 확정 뒤 위쪽 입고 단추로 주문한 수량을 모두 받은 것으로 표시합니다.
확정한 주문을 공급업체에 다시 보내려면 구매 주문 보내기를, 공급업체가 주문을 받았다고 알려 오면 공급업체 확인을 누릅니다.

구매 설정에서 구매 주문 승인을 켜 두었다면, 정한 금액 이상인 주문은 구매 관리자가 아닌 사람이 확정할 때 「결재 대기」가 됩니다. 구매 관리자가 주문 승인을 눌러야 구매 주문이 됩니다. 설정은 구매 설정 중 「주문」 묶음에 있습니다.

청구서를 받는 순서는 구매 주문으로 매입 청구서를 만들고 주문과 맞춰 보기에 있습니다.

취소하고 지우기

위쪽의 취소를 누르면 상태가 「취소됨」이 됩니다. 취소한 문서는 초안으로 설정을 누르면 다시 견적 요청이 됩니다.
지우려면 먼저 취소해야 합니다. 취소하지 않은 견적 요청과 구매 주문은 지워지지 않습니다.
이미 확정한 매입 청구서가 붙은 구매 주문은 취소되지 않습니다. 청구서를 먼저 취소합니다.
잠긴 구매 주문은 잠금 해제를 눌러야 취소할 수 있습니다.

여러 견적 요청 합치기

같은 공급업체에 따로 만든 견적 요청을 한 장으로 보내려면 구매 → 주문 → 견적 요청 목록에서 합칠 견적 요청을 체크하고 작업 → 견적요청서 병합을 고릅니다. 주문 마감일이 가장 이른 견적 요청으로 줄이 모이고, 나머지는 취소됩니다. 공급업체, 통화, 납품 장소, 직배송 주소, 계약이 모두 같아야 합쳐집니다. 이 메뉴는 청구서 권한이 있는 사용자에게만 보입니다.

알아 둘 점

품목을 고르지 않은 줄이 있으면 확정되지 않습니다. 섹션과 메모 줄은 괜찮습니다.
확정한 뒤에는 공급업체, 통화, 줄의 품목을 바꿀 수 없습니다. 수량은 고칠 수 있고, 단가는 그 줄이 청구서에 들어가기 전까지만 고칠 수 있습니다. 공급업체를 잘못 골랐다면 취소하고 새로 만듭니다.
구매 설정의 확정 주문 잠금을 켜 두면 확정과 동시에 주문이 잠깁니다.
재주문 규칙은 확정하지 않은 견적 요청의 수량도 이미 주문 중인 수량으로 봅니다. 쓰지 않을 견적 요청을 그대로 두면 재주문 규칙이 새 주문을 만들지 않으니 취소해 둡니다.
품목에 「구매」 경로를 따로 고를 필요는 없습니다. 구매 경로는 창고에 걸려 있습니다.