공급업체와 정한 단가로 나눠 사기 (포괄주문계약)

포괄주문계약은 한 공급업체와 품목별 단가를 미리 정해 두고, 필요할 때마다 그 단가로 나눠 주문하는 계약입니다. 「올해 A4 용지는 상자당 25,000원」처럼 단가는 정해졌지만 언제 얼마나 살지는 그때그때 다를 때 씁니다. 구매 설정의 구매 계약을 켜야 쓸 수 있고, 같은 설정으로 구매 서식도 함께 켜집니다.

이 설정이 영향을 주는 곳

이 설정은 구매 계약 기능 묶음을 설치하거나 지웁니다.

위피스에서 처음 들어 있는 값

위피스에서는 이렇게 고릅니다

• 연간 단가 계약을 맺는 공급업체가 있으면 켭니다. 계약마다 얼마나 주문했는지 주문함 칸에 쌓여서 계약 물량을 얼마나 썼는지 바로 보입니다.
• 매번 견적을 받아 그때 단가로 사는 회사라면 켤 필요가 없습니다. 같은 공급업체에서 늘 같은 단가로 산다면 품목의 공급업체 줄만으로도 충분합니다.
• 계약 없이 자주 사는 품목 묶음만 저장해 두고 싶다면 이 설정을 켜고 구매 서식만 씁니다.

설정 순서

1. 설정 → 구매를 열고 주문 묶음에서 구매 계약을 켭니다.
2. 위쪽의 저장을 누릅니다.

포괄주문계약 만들기

1. 구매 → 주문 → 구매 계약에서 신규를 누릅니다.
2. 계약 유형이 「포괄주문계약」인지 확인합니다. 처음 값입니다.
3. 공급업체를 고릅니다. 포괄주문계약에는 꼭 있어야 합니다. 그 공급업체와 이미 승인한 포괄주문계약이 있으면 그 계약을 이어 쓰라는 경고가 뜹니다. 경고만 하고 막지는 않습니다.
4. 필요하면 계약 유효 기간(시작일, 종료일)과 참조(공급업체 쪽 계약 번호 등)를 적습니다.
5. 품목 탭에서 줄을 넣고 품목마다 수량(계약 물량)과 단가를 적습니다. 단가는 품목의 가격표에서 채워지지 않으니 계약서의 단가를 직접 적습니다.
6. 아래 이용 약관 칸에 결제 조건이나 납품 조건을 적어 두면 이 계약으로 만드는 견적 요청의 거래 조건으로 옮겨집니다.
7. 저장하면 BO00001 같은 계약 번호가 붙습니다. 위쪽의 승인을 누르면 상태가 「미결」에서 「확인됨」으로 바뀌고, 이때부터 견적 요청에 쓸 수 있습니다.

단가나 수량이 0인 줄이 있으면 승인되지 않습니다.

계약으로 주문하기

1. 확인된 계약을 열고 위쪽의 신규 견적서를 누릅니다.
2. 공급업체, 계약 품목, 계약 단가가 채워진 견적 요청이 열립니다. 줄의 수량은 0으로 들어오므로 이번에 살 수량을 적습니다. 이번에 사지 않을 품목 줄은 지웁니다.
3. 견적 요청을 보내거나 주문 확정을 누릅니다.

견적 요청에서 직접 계약 칸을 골라도 됩니다. 이 칸에는 확인된 계약 가운데 그 견적 요청의 공급업체 계약과 공급업체를 정하지 않은 계약만 나옵니다.

확정한 수량은 계약 줄의 주문함에 더해집니다. 계약 위쪽 견적 요청/주문 단추를 누르면 이 계약으로 만든 견적 요청과 구매 주문이 모두 보입니다.

계약 닫기와 취소

• 계약이 끝나면 닫기를 누릅니다. 상태가 「마감됨」이 되고, 품목의 매입 탭에 더해졌던 계약 단가 줄이 지워집니다. 이 계약에 연결된 견적 요청 가운데 아직 확정하지 않은 것(견적 요청, 견적 요청서 전송, 결재 대기)이 있으면 닫히지 않으니 먼저 취소합니다.
• 취소를 누르면 계약 단가 줄이 지워지고, 연결된 견적 요청 가운데 「견적 요청」 상태인 것만 함께 취소됩니다. 공급업체에 보낸 견적 요청은 그대로 남습니다.
• 취소한 계약은 미결로 초기화로 되살릴 수 있습니다. 「미결」이나 「취소됨」 상태의 계약만 지울 수 있습니다.

알아 둘 점

• 종료일이 지나도 계약은 저절로 끝나지 않습니다. 목록에서 종료일이 빨간색으로 보일 뿐, 계속 견적 요청에 고를 수 있고 계약 단가도 계속 쓰입니다. 기간이 끝나면 직접 닫기를 누릅니다.
• 시작일이 미래면 그 계약으로 만든 견적 요청의 주문 마감일이 시작일로 잡힙니다.
• 주문함이 계약 수량을 넘어도 막지 않습니다. 남은 물량은 계약 화면에서 눈으로 확인합니다.
• 계약 단가는 그 계약에 연결된 견적 요청에만 쓰입니다. 계약 칸을 비운 견적 요청에는 품목의 다른 공급업체 줄이 쓰입니다.
• 승인한 뒤에도 계약 줄의 단가를 고칠 수 있고, 고치면 품목의 계약 단가 줄도 함께 바뀝니다. 승인한 계약의 줄 단가를 0으로 둘 수는 없습니다.
• 이 설정을 끄고 저장하면 모듈 제거 확인 창이 열립니다. 제거하면 만들어 둔 포괄주문계약과 구매 서식이 모두 사라집니다.

이어서 볼 쪽

• 자주 사는 품목을 구매 서식으로 저장해 두기
• 견적 요청을 만들어 공급업체에 보내기
• 재주문 규칙으로 견적 요청이 저절로 만들어지게 하기