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구매 주문으로 매입 청구서를 만들고 주문과 맞춰 보기
구매 앱으로 주문한 물건이나 서비스는 공급업체의 청구서를 받으면 구매 주문에서 매입 청구서를 만듭니다. 줄을 다시 쓰지 않아도 되고, 주문한 수량이나 받은 수량보다 많이 청구되지 않았는지 주문과 청구서를 맞춰 볼 수 있습니다. 이 쪽은 구매 쪽에서 매입 청구서를 다루는 순서이고, 청구서 칸을 채우고 승인하는 법은 공급업체에게 받은 청구서 입력하고 승인하기에 있습니다.
시작하기 전에
- 품목마다 관리 기준을 정해 둡니다. 이 값이 매입 청구서에 들어갈 수량을 정합니다. 아래 「관리 기준 정하기」를 봅니다.
- 매입 청구서는 확정한 구매 주문에서 만듭니다. 견적 요청 단계의 주문에는 청구할 수량이 없습니다.
관리 기준 정하기
- 구매 → 품목 → 품목에서 품목을 엽니다.
- 매입 탭의 매입 청구서 묶음에서 관리 기준을 고릅니다.
- 주문 수량 기준: 주문한 수량만큼 청구서에 넣습니다. 물건이 들어오기 전에도 청구서를 만들 수 있습니다.
- 입고 수량 기준: 입고 처리한 수량만큼만 청구서에 넣습니다. 아직 받지 않은 수량은 청구서에 들어가지 않습니다.
- 저장합니다.
처음 값은 품목 유형에 따라 다릅니다. 상품은 입고 수량 기준, 서비스는 주문 수량 기준으로 들어 있고, 품목 유형을 서비스로 바꾸면 주문 수량 기준으로 바뀝니다.
위피스에서는 재고로 들이는 물건은 입고 수량 기준으로 둡니다. 받지 않은 물건값을 미리 장부에 올리는 일을 막을 수 있습니다. 선금을 먼저 보내는 물건이나 용역, 임대료처럼 받는다는 절차가 없는 품목은 주문 수량 기준으로 둡니다.
매입 청구서에 들어가는 수량은 줄마다 아래처럼 정해집니다.
| 관리 기준 | 청구서에 들어가는 수량 |
|---|---|
| 주문 수량 기준 | 주문 수량에서 이미 청구된 수량을 뺀 만큼 |
| 입고 수량 기준 | 입고 수량에서 이미 청구된 수량을 뺀 만큼 |
구매 주문에서 매입 청구서 만들기
받은 청구서 파일을 올려서 만들기
공급업체가 보낸 세금계산서나 청구서 파일(PDF, 사진)이 있을 때 씁니다.
- 구매 → 주문 → 구매 주문에서 확정한 주문을 엽니다.
- 위쪽의 매입 청구서 올리기를 누르고 파일을 고릅니다. 여러 파일을 함께 골라도 됩니다.
- 초안 매입 청구서가 열립니다. 줄은 위 표의 수량대로 구매 주문에서 들어와 있고, 올린 파일이 붙어 있습니다.
- 파일을 보면서 매입 청구서 참조, 청구일, 증빙 유형을 채우고, 수량과 금액이 받은 청구서와 같은지 확인한 뒤 승인합니다.
여러 주문을 한꺼번에 만들기
- 구매 → 주문 → 구매 주문 목록에서 청구서를 만들 주문의 왼쪽 칸을 체크합니다. 청구할 것이 남은 주문은 목록에서 파란 글씨로 보입니다.
- 위쪽의 매입 청구서 만들기를 누릅니다.
- 공급업체와 통화가 같은 주문은 매입 청구서 한 장으로 합쳐집니다.
- 만들어진 초안을 하나씩 열어 확인하고 승인합니다.
매입 청구서 쪽에서 주문 불러오기
매입 청구서를 먼저 만들었다면 자동 완성 칸에서 구매 주문을 고릅니다. 순서는 공급업체에게 받은 청구서 입력하고 승인하기의 「구매 주문에서 가져오기」에 있습니다.
청구가 어디까지 됐는지 보기
- 구매 주문 화면 위쪽의 매입 청구서 버튼에 연결된 청구서 수가 나옵니다. 누르면 그 청구서들이 열립니다.
- 품목 탭의 청구 완료 열에서 줄마다 청구된 수량을 봅니다.
- 기타 정보 탭의 청구 상태는 세 가지입니다.
- 매입 청구 대기: 청구할 수량이 남은 줄이 있습니다.
- 전체 청구 완료: 모든 줄의 청구할 수량이 0이고 연결된 청구서가 있습니다.
- 매입 청구할 내용 없음: 아직 청구할 수량이 없습니다. 입고 수량 기준 품목을 아직 받지 않았을 때가 이렇습니다.
주문과 청구서 맞춰 보기
주문 없이 먼저 들어온 청구서가 있거나, 청구서 한 장에 여러 주문이 섞여 있을 때 줄끼리 짝을 지어 줍니다.
- 구매 주문 위쪽의 매입 청구서 대조를 누릅니다. 원 그래프는 주문 줄마다 청구된 비율의 평균입니다. 이 버튼은 그 공급업체에게 매입 청구서가 하나라도 있을 때 보입니다. 매입 청구서 쪽에서는 위쪽의 구매 주문 대조를 누릅니다.
- 구매 주문에서 열면 이 주문의 줄, 이 주문과 연결된 청구서 줄, 그 공급업체의 아직 어느 주문과도 연결되지 않은 청구서 줄이 한 목록에 나옵니다. 매입 청구서에서 열면 이 청구서의 줄과 그 공급업체의 청구할 수량이 남은 주문 줄이 나옵니다. 파란 줄이 구매 주문 줄이고, 흐린 줄은 초안 매입 청구서의 줄입니다. 대조 열에 짝이 지어진 줄끼리 같은 표시가 붙습니다.
- 짝을 지을 주문 줄과 청구서 줄을 함께 체크하고 위쪽의 일치를 누릅니다. 같은 품목끼리 연결됩니다.
- 주문 줄만 체크하고 일치를 누르면 그 줄들로 새 초안 매입 청구서가 만들어집니다.
주문 없이 받은 청구서 줄은 구매 주문에 추가로 주문에 넣을 수 있습니다.
- 대조 목록에서 청구서 줄을 체크하고 구매 주문에 추가를 누릅니다.
- 창에서 넣을 구매 주문을 고릅니다. 비워 두면 새 구매 주문이 만들어집니다.
- 품목 추가를 누르면 청구서 줄의 품목이 주문 줄로 들어가고 서로 연결됩니다. 미리 보낸 돈을 적은 청구서라면 선결제 금액 추가를 눌러 선금 줄로 넣습니다.
대금 보내기
승인한 매입 청구서에서 지불을 눌러 결제를 등록합니다. 여러 장을 한꺼번에 처리하려면 회계 → 공급업체 → 매입 청구서 목록에서 체크하고 지불을 누릅니다. 자세한 순서는 청구서와 매입 청구서에 결제 등록하기에 있습니다.
알아 둘 점
- 구매 주문을 확정해도 매입 청구서는 저절로 생기지 않습니다. 관리 기준이 주문 수량 기준이어도 위의 방법 가운데 하나로 직접 만듭니다.
- 줄에 청구된 수량이 생기면 그 줄의 단가와 할인율은 구매 주문에서 고칠 수 없습니다. 값이 다르면 매입 청구서에서 고칩니다.
- 관리 기준은 주문을 확정하기 전에 정해 둡니다. 확정한 주문 줄의 청구할 수량은 입고나 청구가 생길 때 다시 계산되므로, 나중에 기준을 바꾸면 이미 확정한 주문에는 바로 반영되지 않을 수 있습니다.
- 매입 청구서 한 장의 줄로 일치를 누를 때, 고른 청구서 줄 가운데 짝이 되는 주문 줄이 없는 줄은 지워지고, 남은 주문 줄은 그 청구서에 더해집니다. 지워지면 안 되는 줄은 체크하지 않습니다.
- 구매 주문에 추가 창에서 주문을 고르지 않고 품목 추가를 누르면 새 구매 주문이 만들어지고 바로 확정됩니다.
- 매입 청구서 만들기로 만든 청구서의 합계가 0보다 작으면 매입 환불로 바뀌어 만들어집니다.