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위피스 설명서
구매 주문 파일로 거래처의 판매 주문을 바로 만들기
견적 요청서나 구매 주문을 PDF로 보내면 그 파일 안에 주문 내용(품목, 수량, 단가)을 담은 XML 파일이 함께 들어갑니다. 받은 회사도 같은 프로그램을 쓰면 PDF를 판매 앱에 올리기만 해도 판매 견적서가 만들어져 줄을 다시 칠 필요가 없습니다. 이 쪽은 주문을 보내는 쪽(구매자)과 받는 쪽(판매자)의 순서를 함께 다룹니다.
시작하기 전에
- 따로 켤 설정은 없습니다. 구매 앱과 판매 앱을 설치하면 이 기능이 함께 들어 있습니다.
- 받는 쪽이 내 품목을 정확히 찾게 하려면, 품목의 매입 탭 공급업체 목록에서 그 공급업체의 공급업체 품목 코드를 적어 둡니다. 받는 쪽은 이 코드를 자기 품목 코드로 찾습니다. 공급업체 가격표를 넣고 엑셀로 한꺼번에 올리기
보내는 쪽 (구매자)
- 구매 → 주문 → 견적 요청에서 견적 요청서를 만들고 견적요청서 보내기를 누릅니다. 확정한 주문이라면 구매 주문 보내기를 누릅니다.
- 이메일 작성 창에 붙은 PDF 안에 XML이 들어 있습니다. 그대로 보냅니다. 주문 한 건을 인쇄로 받은 PDF에도 같은 XML이 들어 있습니다.
- 공급업체가 같은 프로그램을 쓰지 않는다면 XML 파일만 따로 받게 할 수 있습니다. 공급업체가 포털에서 구매 주문 화면을 열면 오른쪽에 소프트웨어에 연결하세요! 단추가 있고, 누르면 XML 파일을 받는 주소가 나옵니다. 공급업체는 이 주소를 복사해 자기 프로그램에서 씁니다.
받는 쪽 (판매자)
- 거래처에서 받은 견적 요청서나 구매 주문 PDF를 내려받습니다.
- 판매 → 주문서 → 견적서 목록에서 톱니바퀴 아이콘(작업)을 누르고 견적요청서 업로드를 고른 뒤 파일을 고릅니다. 파일을 목록 위로 끌어다 놓아도 됩니다.
- 새 견적서가 만들어집니다. 아래를 확인합니다.
- 고객: 파일에 적힌 구매자 회사입니다. 이름, 사업자등록번호, 이메일, 전화번호로 연락처를 찾습니다.
- 고객 참조(기타 정보 탭): 구매자의 주문 번호가 들어 있습니다.
- 줄: 품목은 바코드, 품목 코드, 이름 순서로 찾습니다. 찾은 줄의 단가는 내 판매 가격으로 다시 계산되어 있습니다.
- 가져오지 못한 내용이 있으면 견적서에 할 일 활동이 생기고, 그 안에 「일부 정보를 가져오지 못했습니다」와 함께 빠진 항목이 적혀 있습니다. 품목을 찾지 못한 줄은 설명만 들어 있으니 품목을 골라 줍니다.
- 내용을 확인하고 평소처럼 견적서를 보내거나 확정합니다. 견적서를 만들어 고객에게 보내기
알아 둘 점
- 받는 쪽 견적서의 단가는 구매자가 적은 단가가 아니라 받는 회사의 판매 가격입니다. 할인율도 넘어오지 않습니다. 구매자와 약속한 가격이 있으면 줄의 단가를 확인합니다. 품목을 찾지 못한 줄에는 파일에 적힌 단가가 그대로 남습니다.
- 받는 쪽에 그 구매자 연락처가 없고 파일에 회사 이름과 사업자등록번호가 있으면 새 고객 연락처가 만들어집니다. 이미 있는 연락처와 겹치는지 확인합니다.
- 품목을 찾지 못한 줄에 품목을 골라 주고 견적서를 확정하면, 구매자의 품목 코드와 내 품목의 짝이 기억되어 다음 주문부터는 그 품목을 바로 찾습니다.
- 내용을 읽어 채우는 것은 주문 XML이 들어 있는 파일일 때입니다. 다른 프로그램에서 만든 일반 PDF는 줄이 채워지지 않습니다.
- 공급업체 포털 링크를 아는 사람은 XML 주소로 주문 내용을 받을 수 있습니다. 링크는 그 공급업체에게만 보냅니다.