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위피스 설명서

출퇴근 기록 승인하고 빠진 기록 넣기

출퇴근 기록을 담당자가 확인한 뒤에 인정하려면 승인 절차를 켭니다. 승인된 기록만 연장 근무 계산에 들어가므로, 승인을 쓰는 회사는 정기적으로 승인할 기록을 처리합니다. 직원이 출퇴근을 찍지 못한 날은 담당자가 기록을 직접 넣습니다.

시작하기 전에

  • 근태 관리 권한이 「담당자: 출퇴근 관리」 이상이어야 근태 관리 → 관리 메뉴가 보입니다.
  • 승인 방식은 근태 관리 → 설정 → 설정의 Attendance Validation에서 고릅니다.
    • Worked days are automatically approved(처음 값): 찍는 즉시 승인됩니다. 승인할 일이 생기지 않습니다.
    • Worked days require manual approval: 모든 기록이 「Draft」로 들어오고 담당자가 승인해야 합니다.
    • Worked days require approval if outside tolerance: 그날 근무 시간표의 시간과 출근부터 퇴근까지의 시간 차이가 Tolerance 칸에 적은 시간 안이면 퇴근할 때 저절로 승인됩니다. 차이가 크면 「Draft」로 남습니다.
  • 자세한 설정 내용은 근태 관리 설정 중 「Attendance Rules & Enforcement」 묶음 살펴보기에 있습니다.

승인할 기록 처리하기

  1. 근태 관리 → 관리 → 근태 관리를 엽니다.
  2. 검색창에 「To Validate」와 「현직 직원」이 걸려 있어 승인을 기다리는 기록만 보입니다. 퇴근까지 찍힌 기록만 나옵니다.
  3. 줄마다 직원, 출근, 퇴근, Break Duration, 근무 시간, 상태가 보입니다.
  4. 줄 오른쪽 끝 단추로 처리합니다.
    • 체크 표시(Validate): 승인합니다. 상태가 「Validated」가 됩니다.
    • x 표시(반려): 반려합니다. 상태가 「반려됨」이 됩니다.
    • 되돌리기 표시(Reset to Draft): 반려한 기록을 다시 「Draft」로 돌립니다.

여러 건을 한꺼번에 처리하려면 왼쪽 칸을 체크하고 위쪽 톱니바퀴 아이콘(작업)에서 Validate 또는 반려를 고릅니다.

기록 내용을 확인하거나 시각을 고친 뒤 승인하려면 줄을 눌러 엽니다. 화면 위쪽에 같은 단추가 있습니다.

빠진 기록 넣기

직원이 출근이나 퇴근을 찍지 못했을 때 씁니다.

  1. 근태 관리 → 관리 → 현황판에서 신규를 누릅니다.
  2. 임직원 칸에서 직원을 고릅니다. 처음에는 기록을 만드는 사람 자신이 들어 있습니다.
  3. Check In/Out 칸에서 출근 날짜와 시각, 퇴근 날짜와 시각을 고릅니다.
  4. 휴게 시간이 있으면 Break Duration에 적습니다. 근무 시간은 저절로 계산됩니다.
  5. Time Type은 처음 값(「Work」)을 그대로 둡니다.
  6. 저장합니다.

이렇게 넣은 기록은 모드가 「수동」으로 남습니다. 승인을 쓰는 회사라면 「Draft」로 들어오므로 이어서 Validate를 누릅니다.

출근만 찍고 퇴근을 찍지 않은 기록은 새로 만들지 말고 그 기록을 열어 퇴근 시각만 넣습니다. 같은 직원의 기록끼리 시간이 겹치면 저장되지 않습니다.

연장 근무로 나뉜 기록 다루기

연장 근무 규칙에 걸린 기록은 승인되는 순간 둘로 나뉩니다. 원래 기록의 퇴근 시각이 근무 시간표만큼 일한 시점으로 당겨지고, 넘친 시간은 연장 근무 유형의 기록으로 따로 생깁니다. 나뉜 기록은 처음부터 「Validated」 상태입니다.

  • 원래 기록을 열면 아래 Rules Outputs 탭에 나뉜 연장 근무 기록이 보입니다.
  • 연장 근무를 일부만 인정하려면 나뉜 연장 근무 기록을 열어 퇴근 시각을 줄입니다. 전혀 인정하지 않으려면 그 기록을 반려합니다.
  • 원래 기록의 시각을 나중에 고치거나 원래 기록을 지우면, 나뉜 연장 근무 기록 이름 앞에 ⚠ 표시가 붙고 기록을 열면 「Source attendance modified」 또는 「Source attendance deleted」 경고가 나옵니다. 내용을 확인해 고치거나 지운 뒤 경고 오른쪽의 체크 단추(Mark as Reviewed)를 누르면 표시가 사라집니다.

연장 근무 시간을 대체 휴가로 돌려주는 방법은 연장 근무 규칙 정하기에 있습니다.

알아 둘 점

  • 「Draft」와 「반려됨」 기록은 연장 근무 계산에 들어가지 않습니다. 승인을 쓰는 회사에서 연장 근무가 생기지 않는다면 승인하지 않은 기록이 남아 있는지 봅니다.
  • 이미 승인한 기록을 나중에 반려해도 거기서 나뉜 연장 근무 기록은 남습니다. 함께 없애려면 Rules Outputs 탭의 기록도 열어 반려합니다. 연장 근무로 붙여 준 휴가 일수는 원래 기록을 반려할 때 저절로 되돌려집니다.
  • 출근 승인권자(직원 화면 설정 탭 출근 칸에 고른 사용자)는 그 직원의 기록만 승인할 수 있습니다. 승인권자에게는 관리 메뉴가 보이지 않으므로 근태 관리 → 보고 → 근태 관리에서 숫자 칸을 눌러 기록 목록을 열고, 작업 메뉴의 Validate로 승인합니다.
  • 승인된 기록은 「셀프 출퇴근 관리 수정」 권한만 있는 직원이 고칠 수 없습니다. 고쳐야 하면 담당자가 고칩니다.
  • 출퇴근 기록은 복제할 수 없습니다. 비슷한 기록이 필요하면 신규로 만듭니다.
  • 모드(키오스크, Systray, 수동 등)는 기록이 어떻게 만들어졌는지 남기는 칸이라 고칠 수 없습니다.

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