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근태 관리 설정 중 「Attendance Rules & Enforcement」 묶음 살펴보기
- 설정 앱설정 → 근태 관리 → Attendance Rules & Enforcement
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이 묶음은 직원이 출퇴근을 어떻게 찍고, 찍힌 기록을 어떻게 다룰지 정합니다. 승인을 받게 할지, 퇴근을 잊은 직원을 언제 퇴근 처리할지, 위치와 사진을 남길지 같은 것들입니다. 칸을 바꾼 뒤에는 위쪽 저장을 눌러야 적용됩니다.
이 묶음의 칸은 모두 회사마다 따로 저장됩니다. 회사를 여러 개 쓰고 있다면 오른쪽 위에서 고른 회사에만 적용되고, 직원은 그 직원이 속한 회사의 값을 따릅니다. 화면에 아직 영어로 나오는 이름이 있는데, 이 쪽은 화면에 보이는 이름 그대로 적습니다.
Attendance Validation
출퇴근 기록을 담당자가 승인해야 하는지 정합니다. 처음 값은 「Worked days are automatically approved」입니다.
| 고르는 값 | 새 기록의 상태 |
|---|---|
| Worked days are automatically approved | 찍자마자 Validated(승인됨)가 됩니다 |
| Worked days require manual approval | Draft로 남고, 담당자가 승인해야 Validated가 됩니다 |
| Worked days require approval if outside tolerance | 퇴근이 찍힐 때 그 기록의 시간이 그날 근무 시간표 시간과 Tolerance 시간 이내로 같으면 바로 승인되고, 벗어나면 Draft로 남습니다 |
승인은 근태 관리 → 관리 → 근태 관리에서 기록을 골라 합니다. 승인된 기록만 연장 근무를 나누는 규칙(설정 → Automatic Rules)에 들어갑니다. 승인을 받게 하면 담당자가 승인하기 전까지 연장 근무가 잡히지 않습니다.
세 번째 값을 고르면 Tolerance 칸이 나옵니다. 처음 값은 0시간이라, 그대로 두면 근무 시간표와 분 단위까지 똑같은 기록만 바로 승인됩니다. 0.5(30분)처럼 넉넉하게 잡습니다. 이 비교는 기록 한 줄씩 합니다. 점심에 퇴근과 출근을 따로 찍어 하루가 두 줄로 나뉘면 줄마다 하루치 시간표와 견주므로 두 줄 모두 승인을 기다리게 됩니다. 그날 근무 시간표 시간이 0인 날(쉬는 날)의 기록은 바로 승인됩니다.
위피스에서는 직원이 몇 명 안 되고 서로 믿고 일하는 회사라면 처음 값 그대로 둡니다. 출퇴근 시각을 급여 계산에 쓰거나 직원이 자기 기록을 마음대로 고치지 못하게 하려면 「Worked days require manual approval」을 고릅니다. 직원이 많아 하나하나 승인하기 버겁다면 세 번째 값에 Tolerance를 0.5 정도로 두고, 시간표와 많이 다른 날만 들여다봅니다.
설정을 바꿔도 이미 찍힌 기록의 상태는 그대로입니다. 바꾼 뒤 새로 생기는 기록부터 적용됩니다.
자동 체크 아웃
퇴근을 찍지 않고 간 직원을 정해진 때에 퇴근 처리합니다. 처음에는 꺼져 있습니다. 켜면 Based on 아래에서 두 방식 가운데 하나를 고릅니다.
- Tolerance: 그날 근무 시간표 시간에 여기 적은 시간(처음 값 2시간)을 더한 만큼 일한 것으로 보고 퇴근을 찍습니다. 예를 들어 하루 8시간 시간표에 2시간이면 출근하고 10시간째 되는 시각이 퇴근 시각이 됩니다. 같은 날 앞서 찍은 기록의 시간도 함께 셉니다. 근무 일정표 유형이 「Undefined」(유연 근무)인 직원에게는 적용되지 않습니다.
- Specific Time: 매일 정한 시각(처음 값 20:00)에 아직 퇴근하지 않은 직원을 그 시각으로 퇴근시킵니다. 그 시각이 지나서 출근한 기록은 다음 날 같은 시각에 퇴근 처리됩니다.
자동 퇴근은 4시간마다 도는 예약 작업(「근태: 직원 자동 체크아웃」)이 처리합니다. 그래서 실제로는 정한 시각보다 몇 시간 늦게 처리될 수 있지만, 퇴근 시각은 위에서 계산한 시각으로 기록됩니다. 자동으로 퇴근된 기록은 퇴근 모드가 「자동 체크 아웃」으로 남고, 기록 아래 대화창에 그 까닭이 적힙니다. 근태 관리 → 관리 → 근태 관리 목록의 자동으로 체크 아웃 필터로 이런 기록만 모아 볼 수 있습니다.
Tolerance 방식을 고르면 Single Check-In Attendance System 칸이 하나 더 나옵니다. 이것을 켜면 직원은 출근만 찍고 퇴근은 찍을 수 없습니다. 출근한 상태에서 키오스크에서 다시 찍으면 아무 일도 일어나지 않고, 화면 위쪽 단추로 퇴근을 누르면 「You've already checked in.」 오류가 납니다. 퇴근은 자동 체크 아웃이 처리합니다. 유연 근무 직원은 예외로 평소처럼 퇴근을 찍습니다.
위피스에서는 퇴근을 자주 빠뜨리는 회사라면 켜고 Tolerance 방식에 2시간을 그대로 씁니다. 매장처럼 문 닫는 시각이 정해진 곳은 Specific Time에 마감 시각을 적습니다. Single Check-In Attendance System은 퇴근 시각을 직원이 아니라 시간표로 정하고 싶은 회사에만 켭니다. 켜면 시간표보다 일찍 나가도 시간표대로 일한 것으로 기록됩니다.
결근 관리
근무 시간표상 일해야 했는데 출퇴근 기록이 하나도 없는 날을 결근으로 잡을 수 있게 합니다. 처음에는 꺼져 있습니다.
켜면 4시간마다 도는 예약 작업(「근태: 직원 결근 파악」)이 어제 출퇴근 기록이 없는 직원을 찾습니다. 근무 시간표가 있고 계약 시작일이 어제 이전인 직원만 봅니다. 찾은 직원마다 1초짜리 기록(모드 「기술」)을 만들어 설정 → Automatic Rules의 규칙에 넣어 봅니다. 근무 시간이 모자란 시간을 잡는 규칙(조건이 「Less than」인 규칙)이 그 날을 잡아 기록을 만들면 남고, 아무 규칙에도 걸리지 않으면 1초짜리 기록은 지워집니다.
처음 들어 있는 규칙은 「Employee Schedule Rule」 하나로, 시간표보다 많이 일한 시간을 잡는 규칙입니다. 그래서 이 칸만 켜서는 결근이 남지 않습니다. 모자란 시간을 잡는 규칙을 먼저 만들어 둡니다. 연장 근무 규칙 정하기를 봅니다.
위피스에서는 꺼 둡니다. 출퇴근 기록이 빠진 날은 근무 시간이 모자란 날 찾아 정리하기의 휴가 관리 대장으로 찾는 편이 쉽습니다. 결근을 근무 시간 기록으로 따로 남겨야 하는 회사만 규칙과 함께 켭니다.
백엔드에서 출석
로그인한 직원이 화면 오른쪽 위 동그라미 단추로 출퇴근을 찍게 합니다. 처음부터 켜져 있습니다.
끄면 그 회사 직원 모두에게서 이 단추가 사라집니다. 출퇴근은 키오스크로 찍거나 담당자가 직접 넣어야 합니다. 단추 쓰는 법은 화면 위쪽 단추로 출근과 퇴근 찍기를 봅니다.
위피스에서는 켜 둡니다. 출입구에 키오스크를 두고 모든 직원이 반드시 거기서 찍게 하려는 회사만 끕니다.
장치 및 위치 추적
출퇴근을 찍을 때 IP 주소, 브라우저, 위치를 함께 남깁니다. 처음에는 꺼져 있어 시각만 기록됩니다.
켜면 화면 위쪽 단추와 키오스크에서 찍을 때 브라우저가 위치 권한을 묻습니다. 허용하면 GPS 위치가, 허용하지 않으면 IP 주소로 짐작한 위치가 남습니다. 남은 값은 출퇴근 기록의 출근 위치, IP 주소, 브라우저 칸에서 보고, 지도로 열어 볼 수 있습니다.
위피스에서는 외근이나 재택이 잦아 어디서 찍었는지 확인해야 하는 회사라면 켭니다. 위치는 개인정보이므로 켜기 전에 직원에게 알리고 동의를 받습니다. 한 사무실에서만 일하는 회사는 꺼 둡니다.
Take Pictures on Check-In
출근을 찍을 때 기기 카메라로 사진을 찍어 그 기록에 붙입니다. 처음에는 꺼져 있습니다. 퇴근 때는 찍지 않습니다.
켜면 화면 위쪽 단추와 키오스크에 카메라 화면이 나옵니다. 사진은 작게 줄여 저장되고, 기록 아래 대화창에 「Check-in image captured」와 함께 붙습니다. 카메라가 없거나 권한을 허용하지 않으면 출근은 그대로 기록되고 「Check-in is recorded, but picture could not be captured」 알림만 뜹니다. 사진이 없다고 출근이 막히지는 않습니다.
위피스에서는 꺼 둡니다. 키오스크 한 대를 여러 직원이 함께 쓰는 매장에서 대리 출근을 막아야 할 때만 켭니다. 얼굴 사진도 개인정보이므로 켜기 전에 직원에게 알리고 동의를 받습니다.
Break Management on Checkout
퇴근을 찍은 뒤 그날 쉰 시간을 직원이 직접 적게 합니다. 처음에는 꺼져 있습니다.
켜면 출퇴근 기록에 Break Duration 칸이 쓰입니다. 직원은 화면 위쪽 단추 창에서 퇴근한 기록을 펼쳐 쉰 시간을 적고, 키오스크에서는 퇴근 인사 화면의 「Add my break times」를 눌러 적습니다. 키오스크에서는 방금 퇴근한 마지막 기록에만, 그리고 아직 승인되지 않은 기록에만 적을 수 있습니다. 적은 시간은 그 기록의 근무 시간에서 빠집니다.
근무 시간은 퇴근 시각에서 출근 시각을 뺀 값이고, 점심시간을 저절로 빼지 않습니다. 9시에 출근해 18시에 퇴근하며 한 번만 찍는 회사라면 이 칸을 켜고 점심 1시간을 적게 해야 근무 시간이 8시간으로 잡힙니다.
위피스에서는 점심에 퇴근과 출근을 따로 찍지 않는 회사라면 켭니다. 점심 때 따로 찍는 회사는 꺼 둡니다.
Attendance Work Entry Type
새 출퇴근 기록에 붙는 시간 유형(Time Type)을 정합니다. 처음 값은 「Work」입니다. 고를 수 있는 것은 설정 → Time Types에서 근무 시간으로 세는 유형뿐이고, 여기서 새로 만들 수는 없습니다.
이 값은 세 곳에 쓰입니다.
| 쓰이는 곳 | 하는 일 |
|---|---|
| 새 출퇴근 기록 | 화면 위쪽 단추, 키오스크, 직접 넣은 기록의 Time Type 처음 값 |
| 새 규칙 | 설정 → Automatic Rules에서 새로 만드는 규칙의 조건 Time Type 처음 값 |
| 결근 관리 | 결근을 찾을 때 만드는 1초짜리 기록의 시간 유형 |
규칙은 조건에 고른 시간 유형의 기록만 봅니다. 처음 들어 있는 「Employee Schedule Rule」은 「Work」 기록만 보므로, 이 칸을 다른 유형으로 바꾸면 그 뒤 새 기록에는 연장 근무가 나뉘지 않습니다. 바꾼다면 규칙의 조건도 함께 고칩니다.
위피스에서는 「Work」 그대로 둡니다. 이미 있는 기록의 시간 유형은 이 칸을 바꿔도 그대로입니다.