구매 설정 중 「주문」 묶음 살펴보기

구매 설정의 「주문」 묶음은 구매 주문을 확정하고 관리하는 규칙을 정합니다. 이 쪽에서는 구매 주문 승인, 확정 주문 잠금, 주의, 입고 알림 네 칸을 설명합니다. 같은 묶음의 구매 계약은 포괄주문계약 쪽에서, 대체 구매는 여러 공급업체에 견적을 받아 비교하기에서 다룹니다. 칸을 바꾼 뒤에는 위쪽 저장을 눌러야 적용됩니다.

구매 주문 승인과 확정 주문 잠금은 회사마다 따로 저장됩니다. 회사를 여러 개 쓰고 있다면 오른쪽 위에서 고른 회사에만 적용됩니다.

구매 주문 승인

정한 금액 이상의 구매 주문은 구매 관리자가 승인해야 확정되게 합니다. 처음에는 꺼져 있어서 누가 주문 확정을 누르든 바로 구매 주문이 됩니다.

켜면 칸 아래에 최소 금액이 나옵니다. 처음 값은 5,000원이라 그대로 두면 거의 모든 주문이 승인 대상이 됩니다. 켤 때 회사에 맞는 금액으로 바꿉니다.

켠 뒤 견적 요청을 확정하면 아래처럼 나뉩니다.

• 주문 합계(세금 포함)가 최소 금액보다 적으면 바로 「구매 주문」이 됩니다.
• 최소 금액과 같거나 많으면 상태가 「결재 대기」가 됩니다. 견적 요청 목록에서는 상태가 노란색으로 표시됩니다.
• 구매 권한이 「관리자」인 사람이 확정하면 금액과 상관없이 바로 「구매 주문」이 됩니다.
• 외화 주문은 주문일의 환율로 최소 금액을 그 통화로 바꿔 비교합니다.

「결재 대기」인 주문을 열면 구매 관리자에게만 주문 승인 단추가 보입니다. 누르면 「구매 주문」이 됩니다. 재고 앱을 쓰면 입고도 이때 만들어집니다. 승인하지 않을 주문은 취소를 누릅니다.

위피스에서는 대표가 직접 사거나 구매 담당이 한 명뿐인 회사라면 꺼 둡니다. 구매 담당자가 따로 있고 큰 금액은 대표나 팀장이 보고 싶다면 켜고 최소 금액을 100만 원처럼 회사 결재 기준에 맞춥니다. 승인할 사람의 구매 권한을 「관리자」로, 담당자는 「사용자」로 둡니다. 권한 바꾸는 법은 사용자 권한 쪽을 봅니다.

영향을 주는 곳은 아래와 같습니다.

• 견적 요청·구매 주문: 주문 확정 뒤 상태가 「결재 대기」로 멈출 수 있고, 주문 승인 단추가 생깁니다.
• 회사: 승인 여부와 최소 금액이 회사 정보에 저장됩니다.

이 칸을 끄더라도 이미 「결재 대기」인 주문은 그대로 남습니다. 구매 관리자가 하나씩 열어 주문 승인을 누릅니다.

확정 주문 잠금

구매 주문이 확정되는 순간 주문을 잠급니다. 승인을 거쳐 확정되는 주문도 승인할 때 잠깁니다. 처음에는 꺼져 있습니다.

잠긴 주문은 위쪽에 「잠김」 표시가 붙고 아래처럼 됩니다.

• 품목 탭의 줄을 더하거나 지우거나 고칠 수 없습니다. 수량과 단가도 바꿀 수 없습니다.
• 결제 조건, 세금 매핑 규칙, 인코텀즈, 인코텀즈 장소, 직배송 주소를 바꿀 수 없습니다.
• 주문을 취소할 수 없습니다. 먼저 잠금을 풀어야 합니다.
• 입고와 매입 청구서는 그대로 처리할 수 있습니다. 입고 예정일도 고칠 수 있습니다.

잠긴 주문의 잠금 해제 단추는 구매 관리자에게만 보입니다. 이 칸을 켜 둔 동안에는 확정한 주문에 잠금 단추도 생겨서 풀었던 주문을 다시 잠글 수 있습니다. 켜기 전에 확정한 주문은 저절로 잠기지 않으니 필요하면 잠금을 눌러 잠급니다. 이 칸을 꺼도 이미 잠긴 주문은 잠긴 채로 남습니다.

위피스에서는 확정한 주문이 공급업체와의 약속이라 담당자가 함부로 고치면 안 되는 회사라면 켭니다. 확정 뒤에도 공급업체와 수량을 자주 맞추는 회사는 꺼 둡니다. 켜 두면 수량 하나를 고칠 때마다 구매 관리자가 잠금을 풀어야 합니다.

주의

특정 공급업체나 품목에 주의할 말을 적어 두고, 그 공급업체나 품목이 들어간 구매 주문과 매입 청구서를 열면 노란 알림으로 보이게 합니다. 처음에는 꺼져 있습니다.

켜면 적는 칸이 두 곳에 생깁니다.

• 연락처: 메모 탭의 구매 주문과 매입 청구서 경고. 예를 들어 「8월 말까지 휴가, 9월 납품 불가」처럼 적습니다. 회사 연락처에 적은 말은 그 회사 담당자 연락처로 만든 주문에도 나옵니다.
• 품목: 매입 탭의 구매 주문 경고. 예를 들어 「새 규격으로 바뀜, 주문 전 규격 확인」처럼 적습니다.

적어 둔 말은 견적 요청·구매 주문 위쪽과 매입 청구서 위쪽에 「공급업체 이름 - 적은 말」, 「품목 이름 - 적은 말」 꼴로 나옵니다. 해당 품목 줄은 노란색으로 표시됩니다. 알림은 알려 주기만 하고 저장이나 확정을 막지는 않습니다.

위피스에서는 공급업체별로 챙길 조건(최소 주문 수량, 휴무 기간, 선결제 등)이 있는 회사라면 켭니다. 담당자가 바뀌어도 주의할 점이 주문서에서 바로 보입니다.

이 칸을 꺼도 적어 둔 말은 지워지지 않고 화면에서만 사라집니다. 판매 설정의 판매 주의 사항과는 따로 움직이는 칸이라 판매 쪽 알림은 이 칸으로 켜지지 않습니다.

입고 알림

입고 예정일 며칠 전에 공급업체에게 「이 날짜에 납품할 수 있는지 확인해 달라」는 메일을 자동으로 보냅니다. 구매 앱을 설치하면 처음부터 켜져 있습니다. 다만 공급업체마다 따로 켜야 메일이 나가므로, 이 칸만 켜져 있을 때는 아무 메일도 나가지 않습니다.

공급업체별로 켜는 순서는 아래와 같습니다.

1. 공급업체 연락처를 엽니다.
2. 판매 및 매입 탭의 매입 묶음에서 입고 알림을 켭니다.
3. 입고일자 이전에 며칠 전에 보낼지 적습니다. 처음 값은 1일입니다.
4. 저장합니다.

그 뒤 이 공급업체를 고른 구매 주문에는 도착 확인 칸에 같은 값이 들어갑니다. 주문마다 끄거나 일수를 바꿀 수 있습니다. 칸 옆의 아이콘을 누르면 같은 메일을 내 메일 주소로 미리 받아 볼 수 있습니다. 입고를 마친 주문에서는 이 칸이 사라집니다.

메일은 하루 한 번 도는 자동 작업이 보냅니다. 아래 조건을 모두 갖춘 주문만 보냅니다.

• 확정된 구매 주문입니다.
• 도착 확인이 켜져 있습니다.
• 공급업체가 아직 주문을 확인하지 않았습니다(공급업체 확인 완료가 아님).
• 줄이 모두 서비스 품목인 주문이 아닙니다.
• 오늘이 입고 예정일에서 정한 일수만큼 앞선 날입니다.

메일에는 입고 예정일과 확인 단추가 들어갑니다. 공급업체가 단추를 누르면 주문이 「공급업체 확인 완료」가 되고, 그 주문에는 알림을 더 보내지 않습니다. 날짜를 기다리지 않고 바로 보내려면 주문에서 작업 → 알림 전송을 고릅니다. 메일 작성 창이 열립니다.

메일이 실제로 나가려면 보내는 메일 서버가 설정되어 있어야 합니다. 메일 서버 쪽을 봅니다.

위피스에서는 이 칸을 켠 채로 두고, 납기가 중요한 원자재·부품 공급업체에만 입고 알림을 켭니다. 늘 제때 오는 공급업체까지 켜면 공급업체가 같은 메일을 계속 받게 됩니다.

이 칸을 끄면 연락처의 입고 알림, 구매 주문의 도착 확인, 알림 전송 메뉴가 사라지고 자동 메일도 나가지 않습니다. 공급업체마다 켜 둔 값은 지워지지 않아서 다시 켜면 그대로 쓰입니다.