차량 정비와 수리 기록 남기기

엔진오일 교환, 타이어 교체, 정기 점검, 고장 수리처럼 차에 들어간 정비와 수리를 서비스로 기록합니다. 예정된 정비는 미리 적어 두고, 갑자기 생긴 수리는 생길 때마다 적습니다. 서비스에 적은 비용은 차량별 비용 분석에 모입니다.

시작하기 전에

서비스를 만들고 고치려면 차량 앱 권한이 관리자여야 합니다. 담당자: 모든 차량 관리 권한은 서비스를 볼 수만 있습니다.
정비받을 차량을 먼저 등록해 둡니다. 회사 차량 등록하기
서비스 종류를 만들어 둡니다. 처음에는 공급업체 청구서 하나만 들어 있습니다. 이 종류는 매입 청구서에서 서비스가 자동으로 생길 때 붙는 이름입니다.
1. 차량 → 설정 → 서비스 → 차량 관리 종류를 엽니다.
2. 신규를 누르고 이름에 「정기 점검」, 「엔진오일 교환」, 「타이어 교체」, 「고장 수리」처럼 적습니다.
3. 서비스 양식의 차량 관리 유형 칸에 새 이름을 쳐서 그 자리에서 만들어도 됩니다.
정비소를 거래처로 등록해 두면 서비스와 청구서에서 고르기 쉽습니다. 거래처와 사람을 연락처로 등록하기

차량 앱에서 서비스 기록하기

차량 → 차량 → 서비스에서 신규를 누릅니다.
설명에 무엇을 했는지 짧게 적습니다. 예를 들어 「엔진오일, 오일필터 교환」.
차량 관리 유형을 고릅니다. 꼭 채워야 합니다.
날짜에 정비한 날이나 정비할 날을 고릅니다. 시작일과 끝나는 날을 함께 고를 수 있고, 시작일에는 오늘 날짜가 들어 있습니다.
비용을 적습니다. 견적만 받았으면 견적 금액을 적었다가 최종 금액이 나오면 고칩니다. 아직 모르면 비워 둡니다.
공급업체에 정비소를 고릅니다.
차량을 고릅니다. 꼭 채워야 합니다. 차량을 고르면 운전자에 그 차의 지금 운전자가 들어옵니다. 다른 사람이 몰고 갔다면 바꿉니다.
주행거리에 정비할 때의 계기판 값을 적습니다. 단위는 차량에 정해 둔 km나 mi를 따릅니다.
아래 메모에 견적 내용, 바꾼 부품 같은 것을 적습니다.
저장합니다. 진행 상황에 따라 위쪽 단계 표시줄에서 신규, 진행중, 완료, 취소됨을 누릅니다.

매입 청구서에서 서비스 만들기

정비소 청구서를 먼저 받은 경우에는 매입 청구서를 입력하면서 서비스를 함께 만들 수 있습니다.

회계 → 공급업체 → 매입 청구서에서 청구서를 만들거나, 아직 초안인 청구서를 엽니다.
청구서 항목 탭에서 줄 목록 머리글 오른쪽 끝의 열 선택 아이콘을 눌러 차량을 켭니다.
정비 비용 줄의 차량 칸에 정비받은 차를 고릅니다.
청구서를 승인합니다.

승인하는 순간 차량을 고른 줄마다 서비스가 하나씩 생깁니다. 서비스의 차량 관리 유형은 공급업체 청구서, 설명은 청구서 줄의 설명, 공급업체는 청구서의 거래처, 비용은 줄 금액으로 들어갑니다. 차량 → 차량 → 서비스에서 그 서비스를 열어 차량 관리 유형을 실제 정비 종류로 바꿔 둡니다.

이미 승인한 청구서에 차량을 붙이려면 초안으로 되돌리기를 누르고 차량을 고른 다음 다시 승인합니다.

청구서와 이어진 서비스에는 위쪽에 서비스 청구서 버튼이 생깁니다. 청구서가 승인된 상태면 초록색, 초안이면 주황색 글씨로 보이고, 누르면 그 청구서가 열립니다. 매입 청구서 쪽에도 서비스 버튼이 생겨 이어진 서비스를 열 수 있습니다.

서비스에서 매입 청구서 만들기

차량 앱에서 먼저 서비스를 적었다면 거꾸로 서비스에서 청구서를 만들 수 있습니다.

저장한 서비스 양식 위쪽의 New 서비스 요금 버튼을 누릅니다. 아직 청구서와 이어지지 않은 서비스에만 보입니다.
초안 매입 청구서가 열립니다. 거래처는 서비스의 공급업체, 줄 설명은 설명, 단가는 비용으로 들어가 있고 줄에 차량이 연결되어 있습니다.
세금, 청구서 날짜, 계정을 확인하고 승인합니다.

서비스 목록 보기

차량 → 차량 → 서비스를 열면 서비스가 차량 관리 유형별로 묶여 나오고, 유형 이름 옆에 건수가 보입니다. 각 줄에 날짜, 설명, 차량, 운전자, 공급업체, 메모, 비용, 단계가 있고 비용 열 맨 아래에 합계가 나옵니다.

오른쪽 위에서 칸반 보기로 바꾸고 검색 창의 차량 관리 유형 묶음을 지우면 서비스가 단계별 칸으로 나뉩니다. 카드를 다른 칸으로 끌어서 단계를 바꿀 수 있습니다.

알아 둘 점

청구서와 이어진 서비스의 비용은 서비스에서 고칠 수 없습니다. 청구서 줄의 금액이 들어오므로 청구서를 고칩니다.
서비스 비용에는 청구서 줄의 공급가액이 들어가고 부가세는 들어가지 않습니다. 비영업용 소형승용차처럼 매입세액을 공제받지 못하는 정비비라도 부가세는 서비스 비용에 더해지지 않습니다.
청구서와 이어진 서비스는 지울 수 없습니다. 청구서 줄에서 차량을 지우거나 그 줄을 지우면 이어진 서비스가 함께 지워집니다.
매입 환불(회계 → 공급업체 → 환불)은 차량을 골라 승인해도 서비스가 생기지 않습니다. 매입 청구서만 서비스를 만듭니다. 정비비를 돌려받았다면 원래 서비스의 기록을 직접 고칩니다.
서비스에 주행거리를 적으면 서비스 시작일 날짜로 차량의 주행거리 기록이 생깁니다. 한 번 적은 주행거리를 지워서 비울 수는 없습니다.
취소됨 단계의 서비스와 보관한 서비스는 비용 분석에서 빠집니다. 신규나 진행중 서비스의 비용은 비용 분석에 들어갑니다.
차량 정비비를 쓰는 비용 계정에 Requires vehicle을 켜 두면, 그 계정을 쓰는 매입 청구서 줄에서 차량을 꼭 고르게 됩니다. 회계 → 환경 설정 → 회계 → 계정과목표에서 비용, 고정자산, 감가상각비 유형의 계정을 열면 보입니다.