외부 쇼핑몰 주문을 엑셀로 가져와 판매 주문 만들기

스마트스토어, 쿠팡 같은 외부 쇼핑몰에서 받은 주문을 판매 주문으로 한 건씩 옮겨 적고 있었다면, 쇼핑몰에서 내려받은 주문 엑셀을 정리해 한 번에 가져올 수 있습니다. 가져온 주문을 확정하고 출고와 청구까지 마치면 외부 쇼핑몰 매출이 판매, 재고, 회계 장부에 함께 잡힙니다.

이렇게 맞춰집니다

쇼핑몰에서 내려받는 주문 엑셀의 열 이름과 모양은 쇼핑몰마다 다릅니다. 이 쪽은 어느 쇼핑몰이든 들어 있는 주문번호, 상품, 수량, 금액을 위피스 칸에 맞춰 옮기는 법을 다룹니다.

먼저 준비할 것

품목에 품목 코드 넣기

가져오기는 엑셀의 상품을 위피스 품목과 짝지을 때 품목 코드와 정확히 같은 품목을 먼저 찾고, 없으면 바코드, 그다음 품목 이름 순서로 찾습니다. 쇼핑몰 상품명은 글자 하나만 달라도 짝이 맞지 않으므로 품목 코드로 잇습니다.

1. 판매 → 품목 → 품목에서 쇼핑몰에서 파는 품목을 엽니다.
2. 품목 코드 칸에 쇼핑몰에 등록한 판매자 상품 코드나 회사에서 정한 품번을 적습니다. 코드는 품목마다 달라야 합니다.
3. 쇼핑몰 옵션(색상, 크기 등)이 위피스에서 사양으로 나뉘어 있다면 사양마다 품목 코드를 따로 적습니다.
4. 쇼핑몰이 받는 배송비도 매출이라면 「배송비」 같은 이름으로 품목 유형을 「서비스」로 한 품목을 만들고 품목 코드(예: SHIP)를 줍니다.

품목이 많으면 품목을 엑셀 파일로 한꺼번에 등록하기로 코드를 한꺼번에 넣습니다. 사양은 크기·색상처럼 사양이 나뉘는 품목 팔기를 봅니다.

쇼핑몰 손님을 거래처 하나로 묶기

쇼핑몰 손님마다 거래처를 만들 수도 있지만, 쇼핑몰마다 거래처 하나(예: 「스마트스토어 고객」, 「쿠팡 고객」)로 묶기를 권합니다.

• 쇼핑몰 주문 엑셀에는 구매자 이름, 전화번호, 주소가 들어 있습니다. 개인정보 보호법은 목적에 필요한 만큼만 개인정보를 모으도록 정하고 있습니다. 배송은 쇼핑몰에서 처리하고 위피스에는 매출과 재고만 맞추면 된다면, 구매자 개인정보를 위피스에 옮겨 둘 까닭이 없습니다.
• 손님마다 거래처를 만들면 같은 사람이 이름 표기만 달라도 거래처가 여러 개 생기고, 탈퇴나 삭제 요청이 오면 지울 곳도 늘어납니다.
• 묶어 두면 쇼핑몰별 매출을 거래처 하나로 바로 볼 수 있습니다.

연락처 → 연락처에서 신규를 누르고 이름을 「스마트스토어 고객」처럼 적어 저장합니다. 가져오기는 고객 칸의 글자와 이름이 정확히 같은 거래처를 찾으므로, 엑셀에도 이 이름을 그대로 적습니다.

증빙 유형 정해 두기

묶음 거래처의 청구서 발행 탭, 매출 청구서 묶음에서 증빙 유형을 골라 둡니다. 그러면 이 거래처로 가져온 판매 주문에 그 값이 들어가고, 주문으로 만든 청구서에도 그대로 넘어갑니다. 증빙 유형이 빈 청구서는 승인되지 않습니다.

• 손님이 쇼핑몰에서 카드나 간편결제로 낸 주문은 신용카드를 고릅니다. 쇼핑몰을 거쳐 카드·간편결제로 받은 대금은 부가가치세법에서 신용카드 매출과 같이 다룹니다(부가가치세법 시행령 제88조 제1항 제2호, 제4항 제3호).
• 무통장 입금 주문에 쇼핑몰이 판매자 대신 현금영수증을 발급했다면 현금영수증을 고릅니다(같은 조 제4항 제2호).
• 결제 방법이 섞여 있으면 묶음 거래처를 결제 방법별로 둘 두거나, 가져온 뒤 주문마다 증빙 유형을 고칩니다. 쇼핑몰 정산 내역의 결제 수단 열로 나눌 수 있습니다.

어떤 유형이 어느 신고서 칸으로 가는지는 부가가치세 신고서 보기의 「증빙 유형 정해 두기」를 봅니다.

금액은 세금 포함으로 받기

쇼핑몰 결제금액은 부가세가 들어 있는 금액입니다. 위피스는 처음에 단가를 세금 별도로 보므로, 결제금액을 그대로 단가에 넣으면 그 위에 부가세 10%가 더 붙습니다. 엑셀에 문서 세금 방식 열을 두고 tax_included를 적으면, 그 주문의 단가를 세금 포함 금액으로 계산합니다. 15,000원 상품이면 공급가액 13,636원, 세액 1,364원, 합계 15,000원이 됩니다. 세금 별도·포함 가격을 함께 쓰는 다른 방법은 기업 고객과 소비자에게 세금 별도·세금 포함 가격 함께 쓰기에 있습니다.

엑셀 정리하기

쇼핑몰에서 기간을 정해 주문 엑셀을 내려받은 뒤, 새 시트에 아래 열만 옮깁니다. 첫 줄의 열 이름을 이대로 적으면 가져오기 화면이 칸을 알아서 맞춥니다.

한 주문에 상품이 여러 개면 한 줄에 상품 하나씩 적고, 둘째 줄부터는 고객, 고객 참조, 문서 세금 방식 칸을 비웁니다. 이 칸들이 빈 줄은 바로 위 주문의 줄로 들어갑니다. 쇼핑몰 엑셀은 보통 줄마다 주문번호가 되풀이되는데, 그대로 두면 상품마다 주문이 따로 생깁니다.

이 파일을 가져오면 판매 주문이 두 건 생기고, 첫 주문에는 디퓨저 2개와 배송비가 들어갑니다. 구매자 이름, 연락처, 주소 열은 옮기지 않습니다.

가져오기

1. 판매 → 주문서 → 견적서를 엽니다.
2. 화면 제목 옆 톱니바퀴 아이콘을 누르고 가져오기를 고릅니다.
3. 업로드를 눌러 정리한 파일을 고릅니다.
4. 가운데 표에서 각 열이 위 표의 칸과 짝지어졌는지 봅니다.
5. 처음에는 주문 두세 건만 담은 파일로 테스트를 누릅니다. 「모든 것이 적절합니다.」가 나올 때까지 고칩니다. 품목 코드를 못 찾으면 그 열 아래에 알림이 나옵니다. 이때 「새로운 값 생성」은 고르지 말고 품목 코드를 바로잡습니다.
6. 가져오기를 누르고, 만들어진 견적서 하나를 열어 품목, 수량, 합계가 쇼핑몰 결제금액과 같은지 봅니다.
7. 맞으면 나머지 주문을 같은 방법으로 가져옵니다.

가져오기 화면을 처음 쓴다면 데이터를 엑셀로 내보내고 한꺼번에 가져오기의 「가져오기」를 먼저 봅니다. 한 번 맞춘 칸은 저장되어, 다음에 같은 열 이름으로 올리면 그대로 짝지어집니다.

주문 확정하기

가져온 주문은 견적서 상태로 들어옵니다. 가져오기만으로는 확정되지 않고, 출고도 청구서도 아직 생기지 않습니다.

1. 판매 → 주문서 → 견적서에서 가져온 견적서를 고릅니다. 검색 칸에 거래처 이름을 넣으면 쉽게 모입니다.
2. 왼쪽 칸을 체크하고, 위의 작업에서 주문 확인을 누릅니다.

한 건만 확정할 때는 견적서를 열고 확정을 누릅니다. 확정하면 주문일이 확정한 시각으로 바뀝니다. 쇼핑몰 주문일은 남지 않으니, 주문을 찾을 때는 고객 참조의 주문번호로 찾습니다.

출고 확인하기

재고 앱을 쓰고 있으면, 확정할 때 품목 유형이 「상품」인 줄마다 출고가 만들어집니다. 쇼핑몰 주문을 실제로 보냈으면 출고를 마쳐 재고를 줄입니다.

1. 재고 → 작업 → 이동 → 출고를 엽니다.
2. 보낸 주문의 출고를 체크합니다. 상태가 「준비」인 출고가 재고가 잡혀 보낼 수 있는 것입니다.
3. 위의 작업에서 확인을 누릅니다.

출고를 하나씩 다루는 법은 입고·출고를 1단계로 처리하기에 있습니다. 재고 앱이 없으면 이 단계를 건너뜁니다.

청구서 만들기

1. 판매 → 주문서 → 주문서에서 청구할 주문을 체크합니다.
2. 위의 작업에서 청구서 생성을 누릅니다.
3. 여러 주문을 골랐다면 창에 통합 청구가 보입니다. 켜 두면 같은 고객, 같은 주소의 주문이 청구서 하나로 모입니다. 묶음 거래처라면 고른 주문이 모두 한 장에 들어갑니다. 주문마다 따로 만들려면 끕니다.
4. 청구서를 만들면 초안으로 열립니다. 청구일을 비워 두면 승인한 날이 청구일이 되니, 매출을 잡을 날짜가 따로 있으면 승인 전에 적습니다.
5. 내용을 확인하고 승인을 누릅니다.

판매 설정의 청구서 발행 기준이 「배송된 수량」이면, 출고를 마친 수량만 청구서에 들어갑니다. 기준은 주문한 만큼 청구할지, 배송한 만큼 청구할지 정하기에서 정합니다.

알아 둘 점

• 가져오기는 이미 있는 주문을 걸러 주지 않습니다. 기간이 겹치게 내려받았다면 올리기 전에 판매 → 주문서 → 주문서 검색 칸에 파일의 첫 주문번호와 마지막 주문번호를 넣어 봅니다. 검색 칸은 고객 참조에 적힌 주문번호도 찾습니다.
• 같은 주문이 두 번 들어왔다면 견적서를 열었을 때 「경고: 이 주문서는 다음 문서와 중복될 수 있습니다」가 나옵니다. 거래처와 고객 참조가 같은 주문이 이미 있다는 뜻이니 확정하지 말고 취소합니다.
• 판매 주문을 가져올 때는 외부 ID 열을 넣지 않습니다. 같은 외부 ID로 다시 가져오면 기존 주문의 줄이 고쳐지는 대신 같은 줄이 한 번 더 붙습니다.
• 보내기 전에 취소된 주문은 판매 주문을 열고 취소를 누른 뒤 확인 창에서 네, 주문을 취소합니다를 누릅니다. 마치지 않은 출고와 초안 청구서가 함께 취소됩니다.
• 보낸 뒤 반품되거나 취소된 주문은 출고를 반품 처리하고, 청구서를 이미 승인했다면 환불을 만듭니다. 순서는 고객이 반품한 물건 받고 환불하기에 있습니다.
• 가져오기는 되돌리는 단추가 없습니다. 잘못 들어온 견적서는 확정하기 전에 취소합니다.