입사·퇴사 때 4대보험 신고 자료 만들기

직원이 들어오거나 나가면 회사는 국민연금, 건강보험, 고용보험, 산재보험에 자격취득 또는 자격상실 신고를 합니다. 네 보험 모두 4대보험 포털(4대사회보험 정보연계센터)에서 한 번에 낼 수 있습니다.

위피스는 입사와 퇴사를 등록하면 바로 신고 건을 만들고, 기한에 맞춰 담당자에게 할 일을 보냅니다. 신고 건을 골라 4대보험 포털 대량 신고용 엑셀을 내려받은 뒤, 회사가 포털에 직접 올리면 됩니다.

상실일은 마지막 근무일 다음 날입니다. 10월 31일에 그만두면 상실일은 11월 1일이고, 국민연금·고용보험 기한은 12월 15일입니다. 신고 건에는 이 법정 기한을 표시하고, 할 일은 그보다 이른 날짜로 보냅니다. 마지막 근무일이 속한 달의 다음 달 15일이라서, 이 예에서는 11월 15일입니다. 기한이 토요일이나 공휴일이면 다음 날까지 내도 되지만, 위피스는 원래 날짜로 표시합니다.

이 기능이 영향을 주는 곳

처음 한 번: 직원 정보 챙기기

신고 엑셀에는 직원마다 아래 정보가 들어갑니다. 입사할 때 함께 넣어 두면 신고 건이 처음부터 채워집니다.

• 주민등록번호: 직원 화면에서 넣습니다. 번호는 암호화해 저장하고, 엑셀을 내려받을 때만 꺼내 씁니다.
• 업무 휴대폰: 자격상실 신고에 꼭 들어가는 값입니다. 비어 있으면 개인 전화를 씁니다.
• 계약의 임금, 신고 보수월액, 근무 시간, 보험별 제외 설정(국민연금 제외, 건강보험 제외, 고용보험 제외, 산재보험 제외): 신고 금액, 주 소정근로시간, 신고할 보험이 여기서 정해집니다. 고용보험에 들지 않는 대표이사라면 계약에서 고용보험 제외를 켜 둡니다. 네 보험을 모두 제외한 사람은 신고 건이 생기지 않습니다.

일용근로자처럼 근로계약 시작일이 없는 사람도 신고 건이 생기지 않습니다.

입사했을 때: 자격취득 신고

1. 직원 계약에 계약 시작일을 넣으면 그날을 취득일로 한 신고 건이 생깁니다. 위피스는 매일 한 번 입사·퇴사를 찾는데, 그 전에 바로 만들려면 급여 → 신고·결산 → 4대보험 취득·상실 신고에서 입사·퇴사 찾기를 누릅니다.
2. 신고 건을 엽니다. 대부분의 칸은 이미 채워져 있습니다.

외국인 직원은 영문 성명, 국적 코드, 체류자격 코드를 넣습니다.

직원이 10명 미만이고 월 보수가 270만 원 미만이면 두루누리 지원 안내가 나타납니다. 그 직원이 지난 1년 동안 직장에서 고용보험이나 국민연금에 가입한 적이 없으면, 회사와 직원이 보험료의 80%를 지원받을 수 있습니다. 신청할지는 회사가 판단합니다. 고용보험은 취득 신고가 늦으면 신고한 달부터 지원되므로, 기한 안에 내기를 권합니다.

퇴사했을 때: 자격상실 신고

1. 직원 화면 위쪽의 톱니바퀴 아이콘을 누르고 고용 종료를 고른 뒤 해고일에 마지막 근무일을 넣습니다(퇴사하는 직원 정리하기). 마지막 근무일 다음 날을 상실일로 한 신고 건이 바로 생깁니다.
2. 마지막 달 급여명세서를 확정합니다. 아직 확정하지 않았으면 신고 건 맨 위에 안내가 나타납니다. 확정한 뒤 급여에서 다시 불러오기를 누르면 보수총액이 다시 채워집니다.
3. 신고 건에서 아래 칸을 확인합니다.

12월 31일에 그만둔 사람은 상실일이 다음 해 1월 1일입니다. 이때 위피스는 당해년도 칸을 0으로 두고 지난해 보수를 전년도 칸에 넣습니다. 이 경우 칸을 어떻게 적어야 하는지 공단 안내를 찾지 못했으니, 처음 신고할 때 국민건강보험공단(1577-1000)이나 근로복지공단(1588-0075)에 확인하기를 권합니다.

상실사유는 직원이 실업급여를 받을 수 있는지와 이어지므로 실제 사정대로 고릅니다. 사유를 정하기 어려우면 공인노무사와 상의하세요.

입사·퇴사가 바뀌었을 때

신고 건은 자기를 만든 계약과 고용 종료 기록을 기억합니다.

• 계약 시작일이나 해고일을 고치면, 「신고할 일」 상태인 건의 날짜, 기한, 할 일이 함께 바뀝니다.
• 고용 종료를 취소하면 그 건은 「신고 안 함」이 되고 할 일도 지워집니다.
• 이미 「신고함」으로 표시한 건은 그대로 둡니다. 대신 채터에 정정 신고가 필요하다는 메모를 남기고 할 일을 보냅니다. 정정 신고는 4대보험 포털에서 합니다.
• 고용 종료를 등록하지 않았더라도, 계약 종료일이 지나고 이어지는 계약이 없으면 자격상실 신고 건이 생깁니다.
• 다시 입사하면 새 계약 시작일로 자격취득 신고 건이 새로 생깁니다.

신고 엑셀 내려받아 4대보험 포털에 올리기

1. 급여 → 신고·결산 → 4대보험 취득·상실 신고에서 신고할 건을 고릅니다. 자격취득과 자격상실은 파일이 따로라서 나눠 고릅니다.
2. 4대보험 신고 엑셀 받기를 누릅니다. 빠진 값이 있으면 엑셀을 만들지 않고, 무엇을 넣어야 하는지 알려 줍니다.
3. 4대보험 포털에 사업장 인증서로 로그인해 전자민원 → 가입자 → 대량민원접수로 갑니다.
4. 자격취득 신고 또는 자격상실 신고를 고르고, 내려받은 엑셀을 올립니다.
5. 모든 줄이 「검증성공」인지 확인하고 전송합니다. 실패한 줄이 있으면 위피스에서 신고 건을 고친 뒤 엑셀을 다시 내려받습니다.
6. 위피스에서 신고 건을 고르고 신고함으로 표시를 누릅니다. 할 일이 완료되고 신고일이 남습니다.

처음 올릴 때는 한 명만 올려 검증을 통과하는지 먼저 확인하세요. 4대보험 포털 코드표가 바뀌는 일이 있어서, 실제 검증 결과로 맞춰 보는 것이 가장 정확합니다.

이미 포털에서 직접 낸 건처럼 위피스에서 신고할 필요가 없는 건은 신고 안 함을 누릅니다. 할 일도 함께 지워집니다. 잘못 눌렀으면 신고할 일로 되돌리기를 누릅니다.

주민등록번호는 엑셀을 내려받는 순간에만 꺼내 넣고, 직원마다 번호를 꺼낸 기록이 남습니다. 직원 앱 권한이 「관리자」인 사람만 내려받을 수 있고, 엑셀은 위피스에 저장되지 않습니다. 포털에 올린 뒤에는 내려받은 엑셀을 지우세요.

해마다 3월: 고용·산재보험 보수총액신고

고용·산재보험은 지난해 직원에게 준 보수총액을 3월 15일까지 근로복지공단에 신고합니다.

1. 급여 → 신고·결산 → 고용·산재 보수총액신고을 엽니다.
2. 연도를 고르고 계산을 누릅니다. 다음 해에도 계속 일하는 직원과, 그해 확정된 급여명세서의 과세 급여가 표시됩니다. 그해 퇴사한 사람(12월 31일 퇴사 포함)은 자격상실 신고 때 보수총액을 냈으므로 빠집니다. 월 60시간 미만 근로자처럼 고용보험에 들지 않은 사람도 표에서 빠지고 이름만 표시됩니다. 그 사람의 산재 보수는 토탈서비스 화면에 따로 입력합니다.
3. 휴업이나 휴직 기간에 준 보수가 있으면 산재 연간보수총액에서 빼고, 고용 연간보수총액은 그대로 둡니다.
4. 사업장 우편번호를 확인하고 엑셀 받기를 누릅니다.
5. 고용·산재보험 토탈서비스에서 보수총액신고를 열고, 공단이 주는 신고대상자 목록과 이름·취득일을 맞춰 본 뒤 엑셀을 올립니다.

연 1회 신고는 2026년 보수(2027년 3월 15일 마감)가 마지막입니다. 2027년 보수부터는 매월 신고로 바뀌고, 위피스는 공단 서식이 나오면 맞출 예정입니다.

건강보험 보수총액(3월 31일)과 국민연금 소득총액(5월 31일)은 국세청에 간이지급명세서와 지급명세서를 기한 안에 냈으면 따로 내지 않습니다. 공단에서 통보서가 따로 오면 그 사람만 냅니다.

아직 안 되는 것

• 근무 중 보수가 바뀌었을 때의 보수월액 변경 신고, 휴직·전보 신고
• 공단 고지서 금액과 급여에서 뗀 보험료 맞춰 보기
• 건강보험 피부양자 신고 엑셀
• 일용근로자 근로내용확인신고
• 두루누리 지원금만큼 근로자 공제를 줄이는 급여 계산

이어서 볼 설명서

• 월급 계산하고 지급하기
• 퇴직금 지급하고 퇴직소득세 처리하기
• 간이지급명세서 파일 받기